浅谈宏在EXCEL中的运用

 在日常工作中，我们常会遇到这种情况：一些相同的内容在不同的表格中反复录入，如常用的函数，统一的格式设置等。如果内容很多，不仅造成工作重复，而且还浪费了大量时间。此时，若用Excel中的宏编辑命令，则完全可将一系列繁琐的操作简化为一个快捷命令或工具栏命令。
    所谓“宏”，就是将一系列的命令和指令组合在一起，形成一个命令，以实现任务执行的自动化。它可以替代人工进行一系列费时而重复的操作，是一个极为灵活的自定义命令。
    在Excel中运用宏可有两种途径，一种是录制宏，另一种是采用Excel自带的Visual Basic编辑器来编辑宏命令。前一种使用较多，操作简练，也易于理解。以下举例说明宏与常用函数结合使用的方法：
    假设在Excel中有这样一组财务数据：资产原值（Cost），资产残值（Salvage），折旧期限（Life），期间（Per），且分别处于A1、B1、C1、D1的单元格中，现需计算该项资产按年限总和折旧法计算的本期折旧值，且把它放在单元格D2中。
    操作步骤：
    （一）新建一空白表格，选中D2单元格，单击“工具”/“宏”/“录制新宏”，在出现的对话框中给该宏起名为“折旧函数”，在“保存在”下拉框中，选中“个人宏工作簿”（这是为了让该宏随Excel的使用而激活），单击“确定”。即可开始宏的录制（图1）。请注意，必须将宏记录为单元格相对引用，所以在“停止录制”工具栏中要选中“相对引用”按钮（图2）。

 

    （二）在表格的D2单元格中输入“=SYD（A1，B1，C1，D1）”，C2单元格中输入“本期折旧值”，然后单击“工具”/“宏”/“停止录制”，结束宏的录制。此时会在“工具”/“宏”/“宏”中发现有“PERSONAL.XLS！折旧函数”的一个新宏。 
    （三）为了使用方便，可将其嵌入工具栏中。单击“工具”/“自定义”，选中“命令”对话框中“类别”下拉框中的“宏”，在右边可出现“自定义按钮”，选中它并将其拖至想要放的工具栏上（图3）。此时在工具栏上会发现多出一“J”形状的按钮，单击“自定义”对话框中的“更改所选内容”按钮，会出现一下拉菜单，在命名框中将其改为“折旧函数”；你还可更改按钮图标，选中你喜欢的图标；为便于理解，可选中“图标与文字”选项，工具栏中的该按钮便改为“图标+说明”的形式（图4）。

    （四）接下来最重要的一步是在该下拉菜单中选中“指定宏”，出现“所有宏”的对话框，选中“PERSONAL.XLS！折旧函数”，位置为“所有打开的工作簿”。单击“确定”（图5）。这样就完成宏的引用工作，我们可在工具栏中发现多出一个“J折旧函数”的按钮。

    （五）最后关闭Excel程序，出现“是否要将修改的内容保存为个人宏工作簿？”的对话框，点击“是”，即完成所有的工作。
    那么又该如何运用呢？假设在D7、E7、F7、G7中分别输入100000、25000、15、5等4个数据，想知道该组数据的本年折旧值，可选中G8（考虑到相对引用，必须选中该单元格），单击上述按钮，即可得到“本期折旧值¥6875.00”的数据，十分方便。而且今后在工作中如果要用到此函数，只需根据所给数据，在相应的位置点击该按钮即可。这样就把一系列的命令简化为工具栏上的一个按钮，省去了重复的手工步骤，大大方便了工作。
    以上所举例子只是为了重点强调宏的具体运用，故比较简单。实际上如果熟练掌握了宏的操作，我们完全可以根据需要，编辑出复杂但功能强大的宏命令，将其拓展到其他实际运用中去。例如：公文文书的各类格式设置；大量必要统一的文字说明；较为复杂的计算函数等。另外，如果想进一步挖掘宏的强大功能，还可直接在Visual Basic编辑器中进行命令编辑（这需要一定的VB语言编程知识）。这样可充分满足每一位Excel使用者的不同需求，真正做到灵活、方便、实用。
    当然，上述所说的内容在模板中也可以实现，但宏编辑的优势在于：同模板相比，它更为精巧，使用起来更为方便、灵活。用户不必为某一特殊任务而去创建模板，只需在工具栏中选中相应的快捷命令即可，同时，还可以针对不同的情况进行命令的任意组合，快速、准确地完成所需要的工作。