Excel办公实用小技巧10则

一.在Excel中巧写月份

　　月度报表的标题中常含有月份数值。笔者在工作中利用函数自动填写月份，感觉十分方便。

　　笔者使用Excel制作的一个报表(模板)标题是“×市×局×月份在职职工工资表”。这个表是当月修改，当月打印。所以，笔者采用以下两个步骤输入标题：

　　1.将标题所占据的各单元格合并；

　　2.在合并的单元格中输入：=“烟台市农机局”&MONTH(NOW())&“月份在职职工工资表”。

　　这样，每月编写(修改)打印工资表时，函数MONTH()和函数NOW()便自动将机内的月份数返回并写入标题中。

　　另一个报表的标题是“×月份收入支出情况表”。与第一个工资表不同的是，此表编报、汇总并打印的是上一个月的收入/支出情况，所以不能直接套用工资表中对两个函数的应用。笔者采用下述方法解决了这一问题，即在合并后的单元格中输入：=IF(MONTH(NOW())=1，12，MONTH(NOW())-1)&“月份收入支出情况”。这样，当1月份编报此表时，标题中自动显示“12月份收入/支出情况表”；而在2～12月编报报表时，标题中自动显示上月的月份数值，例如2月份编报的报表标题是“1月份收入/支出情况表”。

　　二.用Excel的图表制作生成图表的方法

　　图表可以用来表现数据间的某种相对关系，在常规状态下我们一般运用柱形图比较数据间的多少关系;用折线图反映数据间的趋势关系;用饼图表现数据间的比例分配关系。运用Excel的图表制作可以生成多种类型的图表，下面以柱形图、折线图、饼图三种类型为例，分别介绍其制作方法。

　　(一)、柱形图

　　1.点击“开始→程序→Microsoft Excel”,进入Excel工作界面，先制作统计表格，并拖拉选取要生成图表的数据区。

　　2.单击“插入”工具栏中的“图表”，显示图表向导第一步骤—图表类型对话框，选择图表类型为柱形图，单击“下一步”。

　　3.进入图表向导第二步骤——图表数据源，根据需要选择系列产生在行或列，单击“下一步”。

　　4.进入图表向导第三步骤——图表选项，此时有一组选项标签，用来确定生成的图表中需要显示的信息(如图表标题、轴标题、网格线等，可根据个人生成图表的需要选择)。

　　5.通常直接单击“下一步”进入图表向导第四

　　步骤——图表位置，在默认状态下，程序会将生成的图表嵌入当前工作表单中。如果希望图表与表格工作区分开,选择新工作表项，在图表1位置输入新表单的名称(本例使用默认状态)。

　　6.如果以上各步骤的操作发生错误，可按“上一步”按钮返回重新选择，完成图表向导第4步骤操作后，如没有错误，单击“完成”按钮，就生成了比较数据的柱形图。

　　(二)、折线图

　　在最终生成的柱形图中，用鼠标右键单击图区域，显示命令列表，从中选择图表类型选项，显示图表类型对话框，从对话框中选择折线图，单击“确定”按钮后就生成了反映数据趋势的折线图。

　　(三)、饼图

　　同折线图的生成步骤基本一样，只要从“图表类型”对话框中选择“饼图”，单出“确定”按钮，就能生成反映数据比例分配的饼图。

　　说明:在图表的制作过程中、制作完成后均有很多种修饰项目，可根据自己的爱好和需要，按照提示，选择满意的背景、色彩、子图表、字体等修饰图表。

　　三.在Excel中对特殊文字进行处理的方法

　　你也许从不用Excel来完成短篇文章或报告(其实Excel也能做得很出色)，但在Excel工作表中必然会遇到一些文字处理过程，因此，如何将文字内容安排妥当，将是一件重要的工作。除了常规的文字字体、字号、字型、颜色，下划线、对齐的编辑处理外，还要注意以下几项:

　　1.自动换行

　　当一个单元格的数据内容超过所设定的列宽时，可以要求自动换行(行高随之改变)。步骤:

　　(1)选中欲设定自动换行的单元格或范围；

　　(2)选中格式菜单单元格命令；

　　(3)在[单元格格式]对话框中选中[对齐]标签；

　　(4)确认[自动换行]复进框并确定。

　　2.强行换行

　　同一单元格内，有些长数据或条列式内容必须强行换行才能对齐。方法是光标移到在需要换行的位置上同时按下Alt+Enter键(使用强行换行时，系统会同时选择自动换行功能)。

　　3.文字旋转

　　工作表中有时需要直排或旋转数据的方向。方法是在[单元格格式]对话框中选择[对齐]标签，再在[方向]框中选中所要的格式。

　　4.文本类型的数字输入

　　证件号码、电话号码、数字标硕等需要将数字当成文本输入。常用两种方法:一是在输入第一个字符前，键入单引号"\'"；二是先键入等号"="，并在数字前后加上双引号"""。请参考以下例子:

　　键入\'027，单元格中显示027；

　　键入="001"，单元格申显示001；

　　键入="""3501"""，单元格中显示"3501"。(前后加上三个双撇号是为了在单元格中显示一对双引号)；

　　键入="9\'30""，单元格中显示9\'30"；

　　5.上下标的输入

　　在单元格内输入如103类的带上标(下标)的字符的步骤:

　　(1)按文本方式输入数字(包括上下标)，如103键入\'103；

　　(2)用鼠标在编辑栏中选定将设为上标(下标)的字符，上例中应选定3；

　　(3)选中格式菜单单元格命令，产生[单元格格式]对话框；

　　(4)在[字体]标签中选中上标(下标)复选框，再确定。

　　四.克隆Excel表格数据的方法

　　(一)、克隆Excel表格

　　在实际工作中应用的表格数据具有不同的特点，比如：一个表格的某一列数据与另一表格的数据相同；一个表格的某一行(列)数据相同；一个表格的某一行(列)数据呈等差(1、3、5、7、9)等特点；这数据的输入当然可以直接输入，但如果使用克隆功能可以大大提高数据输入效率和数据的准确性。

　　(二)、克隆Excel表格数据的方式

　　数据的克隆可以在表格单元纵横两个方向上进行，在横的方向上，可以向右克隆，即用最左边的单元内容向右复制；也可以向左克隆，即用最右的单元内容向左复制。在纵的方向上，可以向下克隆，即用最上面的单元内容向下复制；可以向上克隆，即用最下面的单元内容向上复制。

　　其克隆方式有四种：

　　1?相同数据的克隆

　　2?有特点数据的克隆

　　3?自定义序列的克隆

　　4?工作表间的克隆

　　(三)、“克隆”Excel表格数据的操作过程

　　1?相同数据的克隆

　　首先确定克隆数据的范围；其次打开顶行菜单的编辑项，点击“填充”→选择克隆的方向。

　　2?序列数据的克隆

　　在同列不同行输入连续的数据或等比、等差数据。首先确定克隆的范围输入第一数据，其次打开顶行菜单编辑项→填充→序列；在图2中选择适合目标的选项。

　　3?自定义序列的克隆

　　Excel已定义了部分序列，但是实际工作中需要序列可能不存在，比如上级单位下属单位名称，这时需要自定义序列。

　　自定义序列的操作步骤：首先打开顶行菜单工具项，选项→自定义序列→在右边的文本框中输入定义的序列。

　　4?工作表间的克隆

　　如果把当前工作表的内容复制到其他工作表中，操作步骤如下：首先确定同组工作表，按住“Ctrl”键同时点击其他工作表，这样就建立了同组坐标；其次打开顶行菜单编辑项，填充→至同组工作表→有全部、内容、格式三个选项，可任意选取。

　　五、有效性检查的设置

　　Excel 2000可以对单元格内的数据类型进行限制(例如，只能输入整数、小数或时间等)，并能核对输入单元格的数据定义域，否则可以拒绝输入或提出警告，这一功能称之为“有效性检查”。以小数(其它数据基本类似)的有效性检查为例，其设置方法是：

　　1.选中单元格或单元格区域。

　　2.单击“数据?有效性”选单，打开“数据有效性”对话框。

　　3.打开“设置”选项卡中的“允许”下拉列表，选中允许输入的数据类型，本例应选中“小数”。

　　4.在“数据”下拉列表中选择所需的数据范围逻辑，如介于、小于、大于或等于等，然后指定数据的上下限。如果你选择的数据范围逻辑为“介于”，就可以在“最小值”和“最大值”选项中输入具体数值，还可以为它指定单元格引用或公式。

　　5.如果允许数据单元格为空，则应选中“设置”选项卡中的“忽略空值”选项，反之则应将该选项清除。

　　有效性检查设置结束后，一旦输入有效范围以外的数据，回车后，Excel 2000就会弹出“输入值非法”对话框，单击“重试”按钮，可修改已输入的数据，单击“取消”按钮，可清除已输入的数据。

　　如果想取消对单元格或单元格区域的有效性检查，只须按以上步骤打开“设置”选项卡，单击其中的“全部清除”按钮即可。

　　六、对输入提示的有效性检查

　　用户对单元格的作用认识不清，是导致数据输入错误的常见原因。针对这种情况，Excel 2000可在用户选中单元格时给予提示，从而减少输入错误的发生率。输入提示的设置方法是：

　　1.选中需要显示输入提示的单元格或单元格区域。

　　2.单击“数据?有效性”选单，打开“数据有效性”对话框中的“输入信息”选项卡。

　　3.选中“输入信息”选项卡中的“选定单元格时显示输入信息”选项，在“标题”框内输入提示的标题(可选)，再在“输入信息”框内输入提示的详细内容。

　　4.完成后，单击“确定”按钮。

　　此后，只要选中具有输入提示的单元格或单元格区域，Excel就会自动弹出“这是文本单元格，不能输入数值！”提示框，对用户的操作进行指导。

　　如果想取消单元格或单元格区域的输入提示，只须按以上步骤打开“输入信息”选项卡，单击其中的“全部清除”按钮即可。

　　七、用“有效性检查”设置出错警告

　　数据录入错误几乎是不可避免的，有效性检查仅能查出输入的数据是否有问题，但不能给出纠正的方法。对此，可以在进行有效性检查的同时设置出错警告，在数据录入错误发生时提示用户如何操作。出错警告的设置方法是：

　　1.选中需要显示录入出错警告的单元格或单元格区域。

　　2.单击“数据?有效性”选单，打开“数据有效性”对话框中的“出错警告”选项卡。

　　3.选中“输入信息”选项卡中的“输入无效数据时显示出错警告”选项，在“样式”下拉列表中选择“终止”、“警告”和“信息”三种警告方式之一。

　　4.在“标题”框内输入警告的标题(可选)，再在“出错信息”框内输入发生错误的原因及纠正的方法。完成后，单击“确定”按钮。

　　此后，只要在具有出错警告的区域内输入了错误数据，Excel就会按你设定的方式对用户进行警告。

　　取消出错警告的方法与上述方法类似，也是先选中设置了出错警告的单元格或单元格区域，打开“出错警告”选项卡后，单击“全部清除”按钮即可。

　　八、用“有效性检查”自动选择输入法

　　在Excel数据录入时，切换输入法会大大影响录入速度，为此，Excel 2000可以根据要输入的内容自动切换输入法。设置方法是：

　　1.选中需要使用某种输入法的单元格或单元格区域，再将该输入法激活。

　　2.单击“数据?有效性”选单，打开“数据有效性”对话框中的“输入法模式”选项卡。

　　3.在“输入法模式”选项卡的“样式”下拉列表中选择“打开”选项，最后，单击“确定”按钮。

　　此后，只要选中已设置输入法的单元格，无论当前使用的是哪种输入法，你需要的输入法都会自动激活，用起来非常方便。

　　九.一次打印多个工作簿的技巧

　　有时需要打印的工作表不在一个工作簿中，这样只有频繁地选择打开、打印才能打印多个工作簿的内容，其实，我们也可以一次打印多个工作簿，但首先要将需要打印的所有工作簿存放在同一文件夹内。然后：

　　1、单击“文件”菜单中的“打开”命令。

　　2、然后按住Ctrl 键，再单击选定需要打印的每一个文件名。

　　3、单击[命令和设置]按钮，然后单击“打印”命令。这样就可以一次打印多个工作簿的内容了。

　　十.提高打印速度的方法：

　　1、改变打印机分辨率，以一种低分辨率的方式来打印就可以缩短打印时间。