Excel排序功能在审计实务中的运用

Excel“排序”功能在审计实务中的运用极为广泛。它不仅能够快速、有效的帮助整理和分析审计资料，科学、合理的选择确定抽查样本和延伸单位，同时，对提高审计效率、实现审计成果的社会价值有着明显和积极的作用。我们在对机关事业单位人员养老金征缴工作审计过程中，针对目前乡镇教师养老金欠缴的问题，将1995年度至1999年度相关资料输入计算机，运用Excel进行“计算、排序”整理出各乡镇教师养老金的欠缴情况。然后有重点的进行延伸审计，找出症结、分析成因，及时提出审计意见和建议，引起了政府的高度重视，收到了良好的效果。总结该计算机辅助审计的过程，主要取决于三张表格的编制。
    第一，编制全县乡镇教师养老保险金欠缴一览表
    本表编制的依据是1995年度至1999年度各乡镇教师养老保险金的欠缴资料（为便于说明，本例选择部分乡镇1995-1997年的相关资料进行演示）。欠缴单位排列按现行自然区划顺序，其目的是建立一份基础表。其方法主要利用Excel的制表及“自动求和”功能,具体步骤为：
    1、 
打开计算机启动Excel,创建“乡镇教师养老金欠缴表”。
    2、  选择第3行作标题栏,键入标题名。如图2所示。
    3、选择“A”列作单位名称,从A6开始往下键入乡镇名称（本文以字母代替）。如图3所示。
    4、将B4、C4、D4三个单元格合并,键入“1995年度”。B5键入“应缴数”、C5键入“已缴数”、D5键入“欠缴数”,以此类推直至向后的“合计栏”。也可将“1995年度”所在区域B4:D5向后复制,再将年度进行修改。
   
　
　
  5、自B6至B15分别输入各乡镇1995年度应缴数,然后光标点于B16合计栏中,再按住鼠标左键拖黑B6:B15松开后点“∑”键，则B16栏的合计数自动求得。同样方法,C6：C15输入已缴数,于C16栏求和。
   

    6、光标确定于D6单元格,键入“=”在编辑栏输入公式：B6-C6,点按编辑栏中“√”D6单元格中欠缴数字求得。如图6所示。
   

图6
    7、再将鼠标指针置于D6单元格右下框出现填充柄+时，按住鼠标左键向下拖动至D16松开,各乡镇1995年度欠缴数(包括合计)自动求得。如图7所示。
    重复第5、6、7步骤分别输入1996、1997年度数字，并编辑公式计算合计数完成整张欠缴表。
   

   

    第二、按金额大小编制乡镇教师保险金欠缴排序表
    本表在乡镇教师养老金欠缴表基础上，利用Excel“排序”功能将各乡镇几年来累计欠缴情况由高向低排列。步骤为：
    1、将“乡镇教师养老金欠缴表”复制一个副本“乡镇教师养老金欠缴表-(2)”,操作如下：按下“ctrl”键,同时将鼠标指针定于工作表标签栏“乡镇教师养老金欠缴表”按住鼠标左键，当出现复制标致时拖至sheet2位置松开。“乡镇教师养老金欠缴表-（2）”即复制好。
   

    2、修改第3行标题栏。如图9所示。
    3、按住鼠标左键拖黑A5：M15，打开“数据”菜单,选择“排序”命令,打开“排序”对话框。
    4、在弹出的对话框中，展开“主要关键字”列表框,选择“（4）欠缴数”作为排序时的关键字,排序方法用“递减”.
    5、打开“次要关键字”列表框,选择“无”,排序方法也用“递减”。
   

    6、单击“确定”按纽,排序结果显示于工作表中。如图11所示。
   

  经上述操作后，欠缴最多的“A乡镇”排列第一位,而欠缴比较少的“C乡镇”排列最后。
    第三、按欠缴率高低编制乡镇教师保险金欠缴排序表，
    此表在“乡镇教师养老金欠缴表-（2）”的基础上替换有关数据，利用Excel“排序”功能进行排列。具体步骤为：
    1、依照复制“乡镇教师养老金欠缴表-(2)”的方法复制“乡镇教师养老金欠缴表-(3)”。
    2、在1995年度“欠缴数”后插入一列，填入“比例”。如图12所示。
    3、进行编辑运算1995年的欠缴率的步骤：将光标定于E6单元格，键入“=”，在编辑栏中输入D6/B6，点编辑栏中“√”即得到95年A单位的欠缴率。计算95年其他单位欠缴率可用填充柄拖动自动求得（具体操作步骤前面已作介绍）。其他年度欠缴率的计算方法同95年度一样。
   
　

   

4、按照编制“乡镇教师养老金欠缴表-（2）”第3至第6步骤进行排序，所不同之处即为“主要关键字”改成“（4）比例”。如图14所示。
    此表编制后，欠缴率最高的“J乡镇”排列第一位,其74%比例表明该乡镇虽欠缴金额不是最大，但欠缴比例最高，性质较重。此类单位应作为下一步延伸的重点。如图15所示。
         资料整理结果和帐面审计情况表明：乡镇教师养老金欠缴呈上升趋势，而在欠缴结构中绝大部分是单位应负担部分没有缴纳。据此，对重点乡镇进行了延伸，并根据审计结果向政府报送审计情况报告，引起县政府高度重视
   
  Excel“排序”功能运用于其他审计实务之举要：
    1、在“应收帐款”等往来帐户审计中，按金额大小、帐龄长短等实际需要进行分类排列。可以分析其结构、性质，并抽取重点样本进行延伸审计。
   2、在“业务活动费”的审计中，可按其类别、对象、经办人、金额等既定计划进行分类排列。不仅能够摸清其全貌，从繁杂的支出中理出头绪，找出规律，分析其合理、合法性，同时也是发现案件线索的重要渠道。
    3、在审核成本计价和结转时，可以将相关期间进、销、存资料按照审计目标进行分类排列。选择特殊样本进行抽查，以便确定下一步审计的方向。在“原材料”、“生产成本”、“材料成本差异”、“产成品”等项审计实务中均可适用。
    4、在票据审计中，对税收发票、行政事业收费凭证、内部自制凭证等，选定目标，按编号“排序”，能得知票据短缺情况并进行追查；按金额“排序”，有利于选择重点抽查的对象。
    5、在货币资金审计中，对“现金”、“银行存款”等项目确定抽样范围后，按笔次、金额大小进行“排序”，找出重点、疑点进行抽查。
    6、在对内控制度的实质性测试中，将确定的样本“排序”，有目的地选择好中差，高中低等进行测试。
    此外，诸如“产品销售收入”、“固定资产折旧”等涉及到数据多、业务量大、可比性强而且能够进行趋势变动分析的相关审计实务均可采用Excel“排序”功能进行辅助审计，以达事半功倍之效。