对于外出旅行或者其它离线工作者来说，要有效的利用Outlook确实是一项挑战。而提高工作效率的一个很好的策略就是启用Outlook的离线文件夹功能。下面我就来介绍一下如果利用这个功能提高大家的工作效率。
设置Outlook 的离线文件夹
离线文件夹可以让你像正在联机一样操作Outlook的各种功能。要激活这个功能，你可以根据不同的Outlook版本按照以下步骤进行。
针对Outlook 2000：
1.在Tools菜单中选择Services。
2.双击Microsoft Exchange Server 进入属性设置。
3.点击Advanced 选项卡，选择Enable Offline Use 复选框，然后点击OK。
4.点击OK 关闭Options对话框并重启动Outlook。
针对Outlook 2002：
1.在Tools菜单中，选择 E-Mail Accounts ，然后点击View Or Change Existing E-Mail Accounts 并点击Next。
2.在Accounts 列表中，选择Microsoft Exchange Server 并点击Change。
3.点击More Settings。
4.点击Advanced 复选框，并点击Offline Folder File Settings 按钮。
5.在File区域，键入一个路径，以便保存离线文件.OST 到本地硬盘上。你也可以选择默认路径。之后点击OK。
6.如果.OST文件不存在，Outlook会询问你是否要创建。这时要选择Yes。
7.点击OK，点击Next，然后点击Finish。
如果你总是连接在LAN上，那么离线文件夹同样非常有用。当局域网无法正常工作时，你依然可以正常使用邮件、联系人以及日程表。
针对Outlook 2003：
1.进入File 菜单，选择 Work Offline.
2.在Set Up To Work Offline 对话框中点击OK(如图A)。
3.之后出现的对话框表明Outlook 已经完成离线文件夹的建立。如果你希望在电脑上建立一个.OST文件，并把服务器中的数据拷贝到本地，则点击Yes，否则点击No。如果你选择不是立即将服务器数据拷贝到.OST文件，那么可以在以后按[F9]键实现这个功能。
图A
新的离线文件夹格式
Outlook 2003支持新的离线文件夹格式，可以让用户保存更多的服务器数据。然后新的文件格式并不兼容老版本的Outlook。在建立.OST文件时，系统会依据管理员的设定、Exchange服务器版本以及Exchange所使用的数据文件格式来决定该采用新格式还是旧格式。
自动同步离线文件夹
当用户连接在网络上时，可以制定某一时间来自动同步离线文件夹。这个同步工作会将本地的离线文件夹完全与Exchange服务器上对应的文件夹保持一致。以下是针对不同版本的Outlook激活自动同步功能的方法。
针对Outlook 2000：
1.进入 Tools 菜单，选择Options并点击Mail Services 选项卡。
2.要想在Outlook关闭时同步文件夹，你可以在Mail Options下选择When Online, Synchronize All Folders Upon Exiting。
3.要想每隔一段时间同步一次，则选择 When Online, Automatically Synchronize All Offline Folders ，并设定同步间隔时间(默认为60分钟同步一次)。
4.要想在离线时自动同步文件夹，则选择When Offline, Automatically Synchronize。同时还需要指定要同步全部文件夹还是只同步邮件或日程表等内容，之后再设定同步间隔时间，然后点击OK。
针对Outlook 2002 或2003：
1.进入Tools菜单，选择 Send/Receive Settings 并点击Define Send/Receive Groups 打开如图B所示的对话框
2.在Group 列表中，选择一个组(默认为全部账号)。
3.设置在线时的自动同步，在When Outlook Is Online下选择Schedule An Automatic Send/Receive Every X Minutes。然后指定一个间隔时间(默认为5分钟)。
4.设置离线时的自动同步，在When Outlook Is Offline下选择 Schedule An Automatic Send/Receive Every X Minutes。然后指定一个间隔时间(默认为5分钟)。
5.要在退出Outlook时进行同步(连线时)，则选择 Perform An Automatic Send/Receive When Exiting。
图B
手动同步离线文件夹
用户可以在任何时候手动同步离线文件夹。
在 Outlook 2000中，可以按以下步骤进行：
1.进入Tools菜单，选择Synchronize。
2.点击All Folders 或This Folder。
在Outlook 2002 或2003中，按照以下步骤进行：
1.进入Tools 菜单，选择Send/Receive。
2.点击Send 和Receive All 来同步文件夹。
3.要同步一个文件夹组，需要选择相应的Send/Receive 组。(组是通过Tools菜单中的Send/Receive Settings选项建立的)
另外，当使用Outlook 2003 Cached Exchange模式时，Outlook会利用本地硬盘上的.OST 文件建立Exchange邮箱的副本。离线文件夹下的.OST 文件可以自动与服务器同步，因此你无需再进行自动或者手动同步的工作。
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