Outlook技巧六则

怎样才能把创建Outlook便签的快捷方式放到Windows桌面上？

只需在快捷方式启动Outllook的命令中加上参数/c ipm.stickynote。首先要找到Outlook.exe的具体路径，利用Windows开始菜单上的搜索功能，找到Outlook.exe，然后把搜索窗口中的Outlook.exe拖到桌面创建快捷方式。右击该快捷方式，选择菜单“属性”，在“目标”中为Outlook启动命令添加上述参数，必要时还可以设置快捷组合键以及修改图标。

第二种方式是把便签模板保存到桌面上。在Outlook中，新建一个空白便签，选择便签编辑窗口左上角的图标按钮，选择菜单“另存为”，把保存位置设置为桌面，保存类型设置为“Outlook模板”，再设置模板文件名，例如“新建便签.oft”，最后点击“保存”。以后，点击桌面上的“新建便签”模板，即可在不启动Outlook主程序的情况下创建新便签。

二、如何为任意email加上简短的说明，并在视图中显示该说明？我不想修改邮件的主题。

Outlook的邮件标志功能很适合用来完成该任务。在Outlook文件夹视图中，右击邮件，选择菜单“后续标志”，然后在“后续标志”对话框的“标志”输入框中，输入说明文字，例如“需要仔细阅读”。对于这类说明性文字，你不必使用其他Outllook内建的标志处理功能，一般也不必指定到期时间。对于已经打开的邮件，点击工具栏上的“后续标志”按钮可加入说明文字。

为邮件加上说明文字之后，现在还要让它在视图中直接显示出来，这就需要修改默认的视图设置。首先右击视图的列标题，选择“字段选择器”，把字段选择器对话框中的“后续标志”拖到视图的列标题上，放到合适的位置即可。

三、怎样才能把一个按钮加入到Outlook工具栏，点击时打开指定的Web页面？

Office XP和Office 2000的工具栏按钮，包括Outlook的工具栏按钮，远比你想象的要强大。它们可用来打开指定的Web页面和文件。设置步骤如下：




选择菜单“视图/工具栏/自定义”。


从“命令”选项卡把任意一个命令拖到工具栏上。


右击刚才拖过来的按钮，从菜单选择“分配超链接/打开”。


输入Web页面的地址，点击“确定”。


再次点击工具栏上的自定义按钮，修改该按钮的各种属性，如名称、图标等。


关闭“自定义”对话框。




点击自定义按钮将在浏览器中打开指定的Web页面（不是在Outlook中）。

四、如何修改日记窗体的“条目类型”列表？

在Outlook中，绝大多数窗体的条目类型不允许修改，但日记窗体的“条目类型”下拉列表框是一个例外。该列表的值来自Windows注册表，而不是Outlook程序固定的。假设要为“条目类型”列表增加一项“投稿”，过程如下：




启动注册表编辑器Regedit。


找到注册键：HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftShared ToolsOutlookJournaling。


右击上述注册键的Journaling，选择菜单“新建/项”。为新建的键输入说明性名称，例如“TouGao”。


右击新建的键，选择菜单“新建/字符值”。


点击注册表编辑器右窗格的“新值#1”，按F2，输入“Description”重命名该键，按Enter确认。


双击新建的字串值，输入新日记条目的名称“投稿”。


关闭注册表编辑器。





　



图一：修改日记窗体条目类型列表


五、如何打印出特定的Outlook日历类别？

你可以只打印那些在当前Outlook文件夹中显示的内容。如果要打印输出某个特定的类别，例如带有（或不带有）“个人”标签的条目，首先要筛选出那些希望打印的条目。在当前打开的视图中创建筛选器（或称为过滤器）的方法是：选择菜单“视图/当前视图/自定义当前视图”，点击“筛选”命令。

如果经常要打印该类条目，最好创建一个新的视图，以便快速切换。选择菜单“视图/当前视图/定义视图”可从头开始创建新的视图。或者，如果当前显示的视图已经经过筛选，在“高级”工具栏的“当前视图”下拉列表框，输入想要创建的新视图名称，然后按Enter键，就可以创建以指定名称命名的新视图。

六、Outlook本身提供的HTML邮件格式支持非常有限。怎样才能发送带有复杂格式的HTML邮件？

Outlook没有提供向HTML格式的邮件插入表格的命令，也没有提供编辑HTML邮件源代码的方法。虽然在编辑HTML邮件时，利用鼠标右键可选择菜单“查看源文件”，但用户无法把对源代码的改动保存到Outlook的HTML邮件。

但是，要在Outlook中编写有复杂格式的HTML邮件并不是难事，而且办法还不止一种。首先，你可以用任意一个HTML编辑器编写HTML邮件正文，把它保存为.htm文件，然后利用下列方法之一把它放入Outlook邮件：




选择Outlook菜单“工具/选项”，在“邮件格式”选项卡中确保默认的邮件格式是HTML。然后，用IE打开包含邮件内容的.htm文件，选择IE菜单“文件/发送/电子邮件页面”。


在Outlook中，创建一个HTML格式的新邮件。用IE打开包含邮件内容的.htm文档，选择菜单“编辑/全选”、“编辑/复制”。切换到Outlook，点击邮件正文区域，选择菜单“编辑/粘贴”。


在Outlook中，创建一个HTML格式的新邮件，选择菜单“插入/文件”。在“插入文件”对话框中，选择包含邮件内容的.htm文件，然后点击“插入”按钮右边小箭头，选择菜单“作为文本插入”。



另外一种办法是用Word 2002/2000创建HTML文档。在Word中编写好文档后，选择Word菜单“文件/发送/邮件收件人”，这时Word文档上面会出现“收件人”、“抄送”、“主题”等输入框。发送邮件时，Word将使用HTML格式。遗憾的是，Word 2000会在HTML邮件中嵌入大量XML格式信息，达到数K之多，大大增加了邮件体积。但Word 2002提供了剥离这些XML代码的方法，该选项可按如下步骤设置：选择菜单“工具/选项”，选择“常规”选项卡下面的“电子邮件选项”，然后选中“常规”选项卡下面的“发送前筛选HTML”。