VBA系列讲座(2):处理录制的宏

2.1 为宏指定快捷键


　　你也许希望为经常使用的宏指定快捷键。快捷键是指键的组合，当其按下时执行一条命令。例如：CTRL+C


　　在许多程序中代表“复制”命令。当给宏指定了快捷键后，就可以用快捷键来执行宏，而不必通过“工具”菜单。


　　注意：当包含宏的工作簿打开时间，为宏指定快捷键会覆盖EXCEL默认的快捷键。例如：把CTRL+C指定给某个宏，那么CTRL+C就不再执行复制命令。用以下方法可以打印出EXCEL的快捷键清单（用A4纸打印共有24页之多）：


　　1）打开EXCEL帮助文件并选择“目录”选项。

　　2）从“使用快捷键”文件夹中选择“”快捷键“标题。

　　3）右击该标题，从快捷菜单中选择“打印”。

　　4）选择“打印所选标题和所有子主题”，单击“确定”。

可以在创建宏时指定快捷键，也可以在创建后再指定。要在创建（录制）宏时指定快捷键，只须在录制宏时在输入宏名后，在“快捷键”文本框中输入相应的键。录制宏后指定快捷键也很简单，只需选择“工具”“宏”，显示“宏”对话框，选择要指定快捷键的宏，再单击“选项”按钮，通过“选项”对话框进行设置。


　　2.2 决定宏保存的位置


　　宏可保存在三种可能的位置：


　　1）当前工作簿。（只有该工作簿打开时，该宏才可用。）

　　2）新工作簿。

　　3）个人宏工作簿。


　　2.3 个人宏工作簿


　　个人宏工作簿，是为宏而设计的一种特殊的具有自动隐藏特性的工作簿。第一次将宏创建到个人宏工作簿时，会创建名为“PERSONAL.XLS"的新文件。如果该文件存在，则每当EXCEL启动时会自动将此文件打开并隐藏在活动工作簿后面（在“窗口”菜单中选择“取消隐藏”后，可以很方便地发现它的存在。）如果你要让某个宏在多个工作簿都能使用，那么就应当创建个人宏工作簿，并将宏保存于其中。个人宏工作簿保存在“XLSTART”文件夹中。具体路径为：C:\WINDOWS\Profiles\Application Data\Microsoft\Excel\XLSTART。可以以单词“XLSTART”查询。


　　注意：如果存在个人宏工作簿，则每当EXCEL启动时会自动将此文件打开并隐藏。因为它存放在XLSTART文件夹内。


　　2.3.1 保存宏到个人宏工作簿


　　本练习,将保存一个简单的宏到个人宏工作簿,该宏为文本加下划线并改为斜体,步骤如下:


　　1)建立一个名为“HOUR2”的工作簿，选择"工具"-"宏"-"录制新宏",显示"录制新宏"对话框.

　　2)输入"格式化文本"作为宏名.

　　3)从"保存在"下拉框中选择"个人宏工作簿".

　　4)单击"确定"按钮.现在进入录制模式.

　　5)单击"斜体"工具栏按钮.一段时间内,鼠标出现沙漏,特别是在第一次创建个人宏工作簿时,因为EXCEL在创建该工作簿.

　　6)单击"下划线"按钮.

　　7)停止录制.


　　2.3.2 使用并编辑个人宏工作簿中的宏


　　刚才已经保存了一个宏到个人宏工作簿,现在可以在任何工作簿中使用该宏.可按如下步骤操作:


　　1)关闭所有EXCEL工作簿.

　　2)任意打开一个EXCEL文件.(EXCEL自动将个人宏工作簿同时打开并隐藏.)

　　3)在A3中输入你的名字.

　　4)选择"工具"-"宏",显示宏对话框.现在可以在宏列表中看到"格式化文本"这个宏.

　　5)选择"格式化文本"宏,并执行.现在A3单元格中,你的名字变为斜体字还带有下划线.选择"窗口"-"取消隐藏",可以将PERSONAL.XLS显示出来,其中没有任何文字,但通过VBA编辑器可以在其中的模块中找到"格式化文本"这个宏.在VBA编辑器中可以对该宏进行直接编辑或者删除.如果PERSONAL.XLS中一个宏都没有,在启动EXCEL时仍会打开PERSONAL.XLS,这也许是EXCEL存在的一个小毛病.
　　2.4 将宏指定给按钮


　　即使通过快捷键可以是宏的执行变快,但是一旦宏的数量多了也难于记忆,而且,如果宏是由其他人来使用,难道你要他们也记住那么多的快捷键吗?


　　作为EXCEL开发者,一个主要的目标是为自动化提供一个易于操作的界面."按钮"是最常见的界面组成元素之一.通过使用“窗体”工具栏，可以为工作簿中的工作表添加按钮。在创建完一个按钮后，可以为它指定宏，然后你的用户就可以通过单击按钮来执行宏。在本练习中，将创建一个按钮，并为它指定一个宏，然后用该按钮来执行宏。具体步骤如下：


　　1）打开“HOUR2”工作簿。

　　2）调出”窗体“工具栏。

　　3）单击”窗体“工具栏中的“按钮”控件，此时鼠标变成十字形状。

　　4）在希望放置按钮的位置按下鼠标左键，拖动鼠标画出一个矩形，这个矩形代表了该按钮的大小。对大小满意后放开鼠标左键，这样一个命令按钮就添加到了工作表中，同时EXCEL自动显示“指定宏”对话框。

　　5）从“指定宏”对话框中选择“格式化文本”，单击“确定”。这样，就把该宏指定给命令按钮。

　　6）在按钮的标题“按钮1”前单击鼠标左键，按下DELETE直到删除所有文本，输入“格式化”作为标题。

　　7）单击按钮外的任意位置，现在该按钮的标题由默认的“按钮1”变为“格式化”而且被指定了一个宏。

　　8）试着在某个单元格中输入文本，单击按钮运行该宏。


　　当鼠标移动至该按钮时自动变成手的形状，如果要改变其大小或标题，只需用右键单击该按钮就可以进行修改和设置。很明显，你再也不需记住宏的名字或快捷键了，只需按一下按钮。


　　2.5 将宏指定给图片或其他对象


　　要执行宏有多种方法可以选择，可以将宏指定给按钮等控件，还可以指定给图片、自定义工具栏、窗体甚至可以将宏指定给某个“事件”，比如单击工作表，双击工作表，激活工作表，打开工作簿等等，“事件”是一个重要的概念，除此而外“方法”“对象”都是将来你会经常接触到的。现在它们看来十分抽象，但是将来你会很熟悉这些词语。指定宏到图片十分简单，只需单击某个图片，单击快捷菜单中的“指定宏”进行设置即可。


　　如果不希望在工作表上添加控件或图片执行宏，还有一种方法可以选择：将宏指定给“工具栏按钮”，可按如下步骤进行：


　　1）打开“HOUR2”工作簿，选择“工具”-“定义”，显示“自定义工具栏”对话框。

　　2）从“类别”列表框中选择“宏”，从“命令”列表框中选择“自定义按钮”。

　　3）将“自定义按钮”拖动到工具栏。

　　4）右键单击该按钮，选择“指定宏”，显示“指定宏”对话框。

　　5）选择“格式化文本”并确定。

　　6）单击“关闭”按钮，关闭“自定义工具栏”对话框。

　　7）试着在某个单元格中输入文本，单击工具栏按钮运行该宏。


　　小结与思考： 宏存放于三个可能的位置。个人宏工作簿存放的位置和特性。执行宏的方式。指定宏是为某个对象的事件指定一个程序，一旦这个对象以该事件激活，系统将运行指定的程序。


　　常用的对象有：workbook,worksheet,range,cells,图表,图片,数据透视表,控件,窗体,工具栏.每一个对象都有其可以响应的特殊事件（也有一些通用事件如单击或双击等）。如有兴趣，可以通过EXCEL帮助文件查询这几个词条。在EXCEL中看到的几乎都是属于某个对象，而在EXCEL中所做的许多工作，如移动一下鼠标等等，都可能触发了一个事件。下一学时我们将共同学习“控件”。