Excel2000 应用案例之二

第一章  Excel 2000概述

本章主要介绍Excel电子数据表软件的功能、特点，并着重介绍了Excel 2000的新特性，为学习后续章节的内容奠定基础。本章还介绍了Excel 2000的基本操作和Excel 2000工作环境的设置以及联机帮助系统的使用。这些内容对于后续章节中的各种应用都是通用的。

1.1  电子数据表基础

电子数据表软件诞生于80年代初，从早期的的SuperCalc、MultiPlan到今天的Excel、Lotus-123，功能不断完善，操作日益方便，已成为应用最为广泛的数据处理软件。从形式上看，电子数据表软件与一般的电子表格软件类似。也是以表格方式工作，其数字、文本等都分布于表格的行列之中，但是实质上二者有着很大的差异。这就是电子数据表中有大量的、各种各样的、包括一些十分复杂的计算公式，当在电子数据表中输入数据时，它能自动完成所需的计算和分析。新型的电子数据表软件更是具备了数据分析、图表制作以及Internet信息共享等众多功能。所以电子数据表软件的主要功能是数据的处理，而电子表格软件虽然也有一定的数据处理功能，但其主要功能是表格的处理。以下即以Excel为例，说明电子数据表软件的基本概念和特点。

1.1.1  电子数据表的概念

电子数据表软件采用表格的形式对数据进行组织和处理，直观方便，符合人们日常工作的习惯。Excel的基础工作环境是一个包含一到多个工作表的工作簿文件。其中的工作表类似于人们日常使用的各种报表，它由若干行和列组成。而每个行和列的交叉点是电子数据表处理数据的最小单位，在Excel中称作单元格。

1.  工作簿和工作表

工作簿（Book）文件是Excel存储数据的基本单位。用户在Excel中处理的各种数据最终都是以工作簿文件的形式存储在磁盘上。每个工作簿通常都由多张工作表（Sheet）组成。每个工作表都是一个由若干行和列组成的二维表格。通常一张工作表对应一个报表，同一行为一组相关的数据，同一列为同一类型的数据。所以工作表是日常管理数据的基本单位。对于较为复杂的数据处理，通常需要涉及到多个报表，这时可以在一个工作簿中建立多张工作表。并可以根据需要在多个工作表之间建立连接，相互引用，合并计算，协同工作。图1－1所示的即为一个工作簿和工作表的示例。该工作簿名为“Count.xls”，其中包含了“一月”、“二月”、……“全年”等13张工作表。从这里可以看出，Excel的每个工作表是一个二维表，而每个工作簿通常是多个相关的工作表有机结合在一起的“三维”电子数据表。

图1－1

2.  单元格和单元格区域

Excel的工作表由256列和65536行构成。每列用字母标识，从A、B、……Z、AA、AB、……BA、BB、……一直到IV，称作列标。每行用数字标识，从1～65536，称作行号。每个行列交叉点称为单元格（Cell）。单元格是工作表的基本成分，也是电子数据表软件处理数据的最小单位。每个单元格用其所在的列标和行号标识，称作单元格地址。例如工作表的左上角单元格，即第一行、第一列的单元格用A1表示，而D2表示D列2行的单元格，即第二行、第四列的单元格。每个单元格中可以存放文本、数值和公式等不同的内容。正是通过在不同的单元格中输入不同的内容，特别是可以在单元格中输入包含有单元格引用的各种公式，并自动完成各种计算，使得电子数据表软件具备了数据处理的多方面的强大功能。图1－2所示的即为一个包含计算个人所得税公式的单元格内容的示例。其中的E2表示引用的是E列2行单元格的值，即工资合计的数据。 在Excel的操作过程中，有时需要同时对多个单元格进行操作。例如求某一行若干个单元格中数据的和，或是同时设置某列多个单元格的数据格式，或是在多个单元格中查找指定的数据等。这时可以使用单元格区域（Range）来定义或标识出指定的多个单元格。所谓单元格区域是指由若干个连续的单元格构成的矩形区域，使用其某个对角的两个单元格地址标识。例如以A1为左上角，C4为右下角的12个单元格组成的区域，可以指定为“A1:C4”，或是“C4:A1”，或是“A4:C1”，也可以是“C1:A4”。但是无论如何指定，Excel都自动将其转换成“A1:C4”的形式。

图1－2

3.  活动单元格和当前单元格

在工作表的众多单元格中，用户的操作只能对其中的一个或若干个单元格起作用。这些单元格称作活动单元格。要使多个单元格成为活动单元格，应使用选定单元格区域的操作。在活动单元格中其中有一个单元格呈反相显示，它称作当前单元格。用户的输入、编辑等操作只针对当前单元格进行。而关于格式的设置、数据的清除等操作则对所有的活动单元格起作用。如果只有一个活动单元格，则它同时也是当前单元格。 类似地，一个工作簿中包含有多张工作表，但其中只有一个或其中几个是处于工作状态，称作活动工作表，用户的操作只对活动工作表起作用。在活动工作表当中用户只能针对其中的一个工作表进行操作。该工作表称作当前工作表。但用户对当前工作表的操作将会对所有的活动工作表起作用。如果只有一个活动工作表，则它同时也是当前工作表。 在Excel中，还可以同时打开多个工作簿，但其中只有一个是处于工作状态，它既是活动工作簿，也是当前工作簿。所以，在Excel中工作时，用户的操作都是针对当前工作簿的当前工作表中的当前单元格进行的。但是其结果则可能会同时对所有的活动工作表和活动单元格起作用。理解这一概念，可以帮助用户在使用电子数据表过程中更高效地工作。

1.1.2  电子数据表的特点

Excel电子数据表软件工作于Windows平台，具有Windows环境软件的所有优点。而在图形用户界面、表格处理、数据分析、图表制作和网络信息共享等方面具有更突出的特色。

1.  图形用户界面

Excel的图形用户界面是标准的Windows的窗口形式，有控制菜单、最大化、最小化按钮、标题栏、菜单栏等内容。其中的菜单栏和工具栏使用尤为方便。菜单栏中列出了电子数据表软件的众多功能，工具栏则进一步将常用命令分组，以工具按钮的形式列在菜单栏的下方。而且用户可以根据需要，重组菜单栏和工具栏。在它们之间进行复制或移动操作，向菜单栏添加工具栏按钮或是在工具栏上添加菜单命令，甚至定义用户自己专用的菜单和工具栏。当用户操作将鼠标指针停留在菜单或工具按钮时，菜单或按钮会以立体效果突出显示，并显示出有关的提示。而当用户操作为单击鼠标右键时，会根据用户指示的操作对象不同，自动弹出有关的快捷菜单，提供相应的最常用命令。为了方便用户使用工作表和建立公式，Excel的图形用户界面还有编辑栏和工作表标签。

2.  表格处理

Excel的另一个突出的特点是采用表格方式管理数据，所有的数据、信息都以二维表格形式（工作表）管理，单元格中数据间的相互关系一目了然。从而使数据的处理和管理更直观、更方便、更易于理解。对于日常工作中常用的表格处理操作，例如，增加行、删除列、合并单元格、表格转置等操作，在Excel中均只需简单地通过菜单或工具按钮即可完成。此外Excel还提供了数据和公式的自动填充，表格格式的自动套用，自动求和，自动计算，记忆式输入，选择列表，自动更正，拼写检查，审核，排序和筛选等众多功能，可以帮助用户快速高效地建立、编辑、编排和管理各种表格。

3.  数据分析

除了能够方便地进行各种表格处理以外，Excel具有一般电子表格软件所不具备的强大的数据处理和数据分析功能。它提供了包括财务、日期与时间、数学与三角函数、统计、查找与引用、数据库、文本、逻辑和信息等九大类几百个内置函数，可以满足许多领域的数据处理与分析的要求。如果内置函数不能满足需要，还可以使用Excel内置的Visual Basic for Appication（也称作VBA）建立自定义函数。为了解决用户使用函数、编辑函数的困难，Excel还提供了方便的粘贴函数命令。它分门别类地列出了所有内置函数的名称、功能以及每个参数的意义和使用方法，并可以随时为用户提供帮助。 除了具有一般数据库软件所提供的数据排序、筛选、查询、统计汇总等数据处理功能以外，Excel还提供了许多数据分析与辅助决策工具。例如数据透视表，模拟运算表，假设检验，方差分析，移动平均，指数平滑，回归分析，规划求解，多方案管理分析等工具。利用这些工具，不需掌握很深的数学计算方法，不需了解具体的求解技术细节，更不需编写程序，而只要正确地选择适当的参数，即可完成复杂的求解过程，得到相应的分析结果和完整的求解报告。

4.  图表制作

图表是提交数据处理结果的最佳形式。通过图表，可以直观地显示出数据的众多特征，例如数据的最大值、最小值、发展变化趋势、集中程度和离散程度等都可以在图表中直接反映出来。Excel具有很强的图表处理功能，可以方便地将工作表中的有关数据制作成专业化的图表。Excel提供的图表类型有条形图、柱形图、折线图、散点图、股价图以及多种复合图表和三维图表，且对每一种图表类型还提供了几种不同的自动套用图表格式，用户可以根据需要选择最有效的图表来展现数据。如果所提供的标准图表类型不能满足需要，用户还可以自定义图表类型。并可以对图表的标题、数值、坐标以及图例等各项目分别进行编辑，从而获得最佳的外观效果。Excel还能够自动建立数据与图表的联系，当数据增加或删除时，图表可以随数据变化而方便地更新。

5.  宏功能

为了更好地发挥Excel的强大功能，提高使用Excel的工作效率，Excel还提供了宏的功能以及内置的VBA。用户可以使用它们创建自定义函数和自定义命令。特别是Excel提供的宏记录器，可以将用户的一系列操作记录下来，自动转换成由相应的VBA语句组成的宏命令。当以后用户需要执行这些操作时，直接运行这些宏即可。对于需要经常使用的宏，还可以将有关的宏与特定的自定义菜单命令或是工具按钮关联，以后只要选择相应的菜单命令或是单击相应的工具按钮即可完成上述操作。对于更高水平的用户，还可以利用Excel提供的VBA，在Excel的基础上开发完整的应用软件系统。

1.2  Excel 2000新特性

微软公司的Excel 2000是即Excel 5.0、Excel 95和Excel 97以后推出的最新版本。它针对Internet/Intranet应用日益深入，数据分析、辅助决策愈加广泛的需求，增强了许多新功能。同时出于应用操作更加方便的目的，针对以前版本的一些问题做了不少改进。

1.2.1  Web集成更为紧密

随着Internet/Intranet应用的日益深入，越来越多的部门、公司和企业正在改变他们使用数据的方式，将越来越多的信息组织到了网上。并对信息共享、协作工作等方面提出了更高的要求。从Excel 97开始，就已经增加了Web功能，使用户可以浏览Internet/Intranet上的Web页面，并且可以从Web上获取数据或将数据输出到Internet上。而Excel 2000与Web的集成更为紧密。

1.  高保真存取HTML文件

Excel 2000将HTML文件格式提升到与其专有文件格式（.XLS）相等的级别，作为Excel的伴随文件格式，从而实现了高保真地存取HTML文件。用户在Excel 2000中创建的包含工作表、图表以及数据透视表的工作簿都可以将其存储为HTML文档。并能保证以后在Excel 2000中将其再次打开时，依然可以使用Excel 2000提供的各种特性。

2.  交互式Web网页

Excel 2000提供了Web组件，可以将工作簿、图表或是数据透视表另存为交互式Web页。它除了具备一般HTML文档的功能以外，还具备Excel的众多功能。用户随时都可以使用浏览器去访问Web上的这些数据，并直接进行各种编辑操作。例如对于其中的数据透视表，可以根据需要增加或删除分析字段，筛选、排序、修改显示方式、或是套用其它数据透视表格式；对于图表也可以直接编辑，或是追加更新数据。还可以根据需要将HTML文档中的表格导出到Excel 2000中。而突出显示修订、冲突日志等功能可以使用户方便地了解其他用户的工作。从而使得信息共享并与他人协同作业更加方便。

3.  直接发送

在Excel 2000中，可以直接将创建的工作簿作为电子邮件发送给同事或是客户，并同时传送给所有的有关人员，而不再需要手工启动有关的电子邮件软件。这对于经常通过电子邮件交互信息的用户带来了极大的方便。

4.  直接拖放

Excel 2000还支持将表格数据直接从浏览器拖放到Excel中。即可以在浏览Web页面时，通过常用的复制、粘贴甚至直接拖放操作，就可以从浏览器复制电子数据表信息。这是转换Web数据的最快、最简单的方法。 Excel 2000与Web进一步紧密集成的最大好处，就是使得用户可以使用浏览器时，即可随时方便查看、编辑Excel中的丰富内容。甚至可以将Excel 2000作为网上创建、发布和分析各种数据的前端工具。

1.2.2  分析工具更为实用

随着越来越多的部门、公司和企业将Excel作为其报表处理系统的前端工具，Excel 2000提供了更为丰富实用的分析工具，操作更为简便，效果更加明显，有助于决策者更方便地利用Excel获取信息，更科学更及时地作出有关决策。

1.  数据透视表

Excel 2000对数据透视表的功能做了重大改进，设计了称作数据透视表动态视图的新的界面。过去许多要通过多个对话框才能实现的操作，在新的界面上都可以直接方便快捷地完成。例如要增加分析字段，可以直接从数据透视表工具栏中拖放；要显示或隐藏部分数据，可以直接从相应字段的下拉框中选择；要修饰数据透视表的格式，可以使用自动套用格式操作。新的数据透视图工具更是为用户提供了新的分析数据的可视工具。它是连接到数据透视表数据的视图，用户可以在该图表上直接进行增加或删除字段，显示或隐藏数据等各种操作，相应的图表会自动根据数据的变化自动更新。

2.  查询信息

在Excel 2000中，用户可以从多种数据库中查询并导入信息，也可以使用同样的方法从文本文件中导入数据，并可以根据需要在查询表中插入列，以及应用公式和格式。当刷新查询时，有关的公式和格式都将自动保留。而新的“Web查询”对话框可引导用户完成将数据从Web页获取到Excel的整个过程，并可以实现按期自动刷新。从而使得将数据从Web获取到Excel变得更加容易。

3.  联机分析

为适应数据仓库技术和联机分析技术的应用，Excel 2000提供了对于OLE DB和ADO的支持。可以使用户创建对应于任何联机分析工具（如Microsoft SQL Server OLAP Service）的OLE DB的数据透视表视图。使用Microsoft Query中的OLAP Cube向导还可以创建对应于任何ODBC兼容数据源的联机分析数据透视表视图。对于更高层次的用户，还可以通过Excel 2000对OLE DB进行编程访问。在客户机/服务器模式下，由于Excel 2000不是整个数据集，而只是将用户需要的数据合计提供给客户端，因而能够更有效地处理服务器上的大型数据库。

1.2.3  日常操作更加快捷

电子数据表软件本身具有易于使用的特点。Excel 2000则提供了更高级的弹性和智能特性，进一步发扬了其易用性的传统，使用户能够比过去更快、更高效地工作。

1.  自动填充

报表处理中最常做的工作之一就是扩展已有的报表。新的“列表自动填充”特性能自动地扩展报表的格式和公式，简化了用户的操作步骤，并能确保操作的准确性。当向报表添加数据时，“自动填充”将参照前一个单元格来确定应当扩展的格式和公式，并自动实现扩展。

2.  清晰视图

以往版本的Excel通过反相显示效果来表示选中的单元格或单元格区域，这使得用户不容易观察所选单元格应用的格式。Excel 2000则通过加上轻微的阴影来表示选中的单元格，这样，用户无需反复地选中和取消对单元格即可进行更改并看到结果。Excel 2000还提供了多种用于不同环境的新型光标，帮助用户明确所要进行的操作。例如，在创建可接受单元格引用的公式时，光标就变成浅灰色的单元格形状，提示用户在工作表中进行选择。

3.  2000年日期

随着2000年的临近，解决Y2K问题日益紧迫。Excel 2000能够正确地处理Y2K问题，并添加了附加的日期格式，以便更容易地显示四位数年份。默认情况下，Excel 2000将30～99作为20世纪的年份处理，自动加上19；而将00～29自动加上20。如果用户需要处理其它年份的日期，例如1921-7-1或是2035-12-31，则必须将四位数输入完整。Excel 2000有两个新的管理员设置，使向2000年的转换更容易。第一种设置允许用户为两位数年份的世纪设置自己的规则。第二种设置确保在用户输入完整的四位数年份的情况下，单元格的格式能显示年份的全部四位数字。

4.  国际支持

由于Office在全球的广泛使用，跨国公司常常需要该软件与其商务活动的方式完全兼容。为此，Excel 2000支持以欧元作为新的货币单位。它可以同时显示欧元符号和三个字母的ISO代码 (EUR)。这就使欧洲用户或与欧洲公司或政府有商业来往的用户，能够方便地使用最新货币数值格式的工作簿。从而保证了Excel 2000的全球通用性特性。