Excel2000 应用案例之三

1.3  Excel 2000基本操作

完成同一个任务，Excel 2000通常都提供了多种可供选择的方法，例如可以使用菜单命令，可以使用快捷菜单，也可以使用工具栏上相应的工具按钮，还可以使用键盘快捷键。用户可以根据自己的偏好和习惯来使用不同的操作方法。一般来说，在某一时刻其中总有一、两种方法是最简单快捷的。绝大多数情况下，使用快捷菜单具有方式统一、简单方便、功能全面的特点，因此本书将主要以快捷菜单操作方式为主来介绍Excel 2000各方面应用的操作。

1.3.1  鼠标、键盘操作

在Excel 2000中，操作时既可以使用键盘，也可以使用鼠标。但是对于像Excel 2000这样的图形用户界面的应用软件，一般使用鼠标更直观。例如改变工作表的行高、列宽，移到、复制单元格的数据，自动填充数据或公式，以及图表的编辑和修饰等操作，使用鼠标可以进行任意拖拽，十分方便、高效。当然也有的时候使用键盘更为方便，例如在大量输入文字、数值时。

1. 鼠标操作

当使用鼠标时，屏幕上会出现一个指针。它相当于键盘的光标，而且随着指向对象的不同和操作的不同，鼠标指针会显示出不同的形状。常见的鼠标指针形状及有关说明如下表所示。 鼠标的操作主要有“指向”、“单击”、“双击”、“右击”和“拖放”。其中指向操作是其它所有操作的基础。无论什么操作，首先都需要将鼠标指针指向要操作的对象，然后再实施有关的操作。 单击：通常用于选择当前对象，例如选定当前单元格、当前工作表或是某个图形对象等；也可用于选定或是取消某个选项，例如使某个工具栏可见或是隐藏，使页面垂直居中或是水平居中等；更常用的是通过单击某个菜单项或是工具按钮来执行相应的命令，例如打开工作簿，打印工作表，撤消误操作等。 双击：根据双击的对象不同，可产生不同的效果。一般用于激活某个对象。例如，在打开文件对话框中，双击某个文件可直接打开它；在工作簿窗口中双击某个工作表标签，可以重命名该工作表；双击窗口的控制菜单可以直接关闭该窗口；双击某个单元格则可以直接进入单元格的编辑状态；双击数据透视表的某个数据则可以直接建立该数据的明细数据工作表；而双击格式刷工具按钮，则可以进入格式复制状态，将选定的格式复制到多处。 右击：可以根据操作环境的不同和指向对象的不同，弹出相应的快捷菜单。例如右击一般工作表中的某个单元格，可以弹出有关剪切、复制、粘贴、插入、删除、清除和设置单元格格式等命令的快捷菜单。如果右击的是数据透视表中的某个单元格，弹出的快捷菜单中将还包含设置报告格式、数据透视图、更新数据、字段设置等命令。而右击工具栏，则可以弹出显示所有的工具栏选项的快捷菜单。由于快捷菜单中的命令都是针对当前环境和当前对象的，所以使用起来十分方便、快捷，因此建议读者尽量使用采用该方式工作。 拖放：拖放操作实现的功能较多。例如，要选定某个单元格区域，可以通过用鼠标从该单元格区域的左上角拖放到其右下角来完成。在Excel中特有的数据或公式的自动填充功能，也主要通过鼠标拖放完成。拖放操作还可用来移动、复制对象或是改变对象的形状、大小。例如，移动窗口或工具栏的位置，复制单元格的内容，复制工作表，改变窗口大小，改变工具栏的形状。 此外，在Windows 95/98以及Windows NT环境下，还可以用鼠标进行“慢双击”操作。即不是快速地连接单击两次某个对象，而只是一般地单击某个对象两次。通常该操作可用来使某个对象进入编辑状态。例如慢双击图表上的标题，即可以直接编辑图表的标题；而慢双击打开对话框中的某个文件时，可以直接重命名该文件。

2. 键盘操作

在Excel中，除了在输入和编辑单元格中的数据时的一般键盘操作外，还有一下常用的键盘操作，其中大多是通过复合键来实现的。 [Tab]：将活动单元格移动到下一个单元格。如果是在对话框中，则将控制焦点切换到下一个控件，例如文本框、列表框或是命令按钮。 [Alt]+[Tab]或[Alt]+[Shift]+[Tab]：在多个应用程序（任务）之间切换。这在使用多个软件协调工作时特别有用。例如当需要将Excel 2000中分析的结果粘贴到Word 2000的报告中，即可以在Word 2000和Excel 2000均启动的情况下，利用多任务切换操作，配合Windows的剪贴板机制，完成上述功能。 [Ctrl]+[空格键]和[Ctrl]+[Shift]：前者在中西文输入法中切换。后者在多种输入法中切换。一般情况下，可先用[Ctrl]+[Shift]选定用户常用的中文输入方法，然后再根据输入的内容用[Ctrl]+[空格键]切换中西文输入方式。 [Shift]+[空格键]：在中文输入方式下，切换半角/全角输入方式。 [Alt]+[访问键]：打开相应的一级菜单。 [End]，[方向键]：将活动单元格快速移动到有关区域边缘的单元格。在工作表中按[End]键后，将进入End模式，再按方向键，将会根据活动单元格的情况和所按的方向键快速移动。如果活动单元格是空白单元格，则移动到相应方向遇到的第一个非空白单元格之前的空白单元格。否则移动到相应方向遇到的第一个空白单元格之前的非空白单元格。例如，对于图1－3所示的工作表，活动单元格为A1，且为非空白单元格。则先后按[End]和[↓]键时，活动单元格快速移动到A15单元格。而对于一个新打开的空白工作表，活动单元格为A1，且为空白单元格。这时先后按[End]和[→]，则活动单元格快速移动到IV1单元格，即第1行最后一列的单元格。

3. 鼠标、键盘配合操作

还有些操作需要用键盘配合鼠标完成。其中配合鼠标使用的主要按键为[Shift]和[Ctrl]。 [Shift]：当在工作表中单击某单元格时，该单元格成为活动单元格。当单击另一个单元格时，该单元格成为新的活动单元格。而如果是按住[Shift]键再单击另一个单元格时，则两个单元格之间的所有单元格均成为活动单元格，即选定了一个单元格区域。类似地，对于工作表标签区域的操作也是如此。当单击某个工作表标签后，按住[Shift]键再单击另一个工作表标签，则这些连续的工作表都成为活动工作表，即选定了一个工作表组。另外，在绘图操作时，按住[Shift]键再用矩形或椭圆工具，可以绘出正方形或圆型。 [Ctrl]：按住[Ctrl]键再用鼠标单击若干单元格或单元格区域，可以选择不连续的多个区域。而按住[Ctrl]键再用鼠标单击不同的工作表标签，则可以使不相邻的多个工作表成为活动工作表。另外，一般的拖放，例如拖放某个单元格，拖放工作表标签操作分别可以完成移动移动单元格的内容或移动工作表位置的操作。而按住[Ctrl]键再进行上述拖放操作，则为复制单元格的内容或复制工作表。

图1－3

1.3.2  窗口操作

与Windows环境下的其他应用程序一样，Excel 2000也是以窗口方式工作的。

1. Excel 2000窗口构成

Excel 2000窗口的基本构成为标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、工作簿窗口和状态栏等。其中的工作簿窗口通常都设置为最大化，这时工作簿窗口与Excel 2000窗口合为一体，工作簿窗口的标题栏也与Excel 2000窗口的标题栏合为一体。图1－4是一个典型的Excel 2000窗口，其中工作簿窗口Apply.xls已经与Excel 2000窗口合为一体。

2. Excel 2000窗口操作

Excel 2000窗口的基本操作与一般应用程序窗口操作相同，主要有以下几种。 最小化：单击窗口标题栏右边的最小化按钮，或是单击窗口标题栏左边的控制菜单中的最小化命令，还可以右击窗口标题栏，从弹出的快捷菜单中选择最小化命令，均可以将窗口最小化，使窗口缩小为Windows桌面上任务栏中的图标。在Windows 98环境中，单击任务栏上的Excel 2000图标，也可将相应的Excel 2000窗口最小化。

图1－4

最大化：单击窗口标题栏右边的最大化按钮，窗口标题栏左边的控制菜单或是快捷菜单中的最大化命令，均可以将窗口扩大为充满整个屏幕。这时窗口标题栏右边的最大化按钮变为还原按钮。 还原：对于已最大化的Excel 2000窗口，单击窗口标题栏右边的还原按钮，窗口标题栏左边的控制菜单或是快捷菜单中的还原命令，均可以将窗口还原为最大化之前的原来尺寸。对于已最小化的窗口，单击Windows桌面上任务栏中的Excel 2000图标，也可将其还原为最小化前的状态。 改变大小：将鼠标指向窗口的边缘或角，当鼠标指针变为双向箭头时，拖拽窗口为指定大小放开即可。 改变位置：将鼠标指向窗口的标题栏，拖拽到指定位置放开即可。

3. 工作簿窗口操作

工作簿窗口是Excel 2000操作的主要窗口。它同时可以打开多个工作簿，每个工作簿为一个窗口。其中有一个窗口为当前窗口（也是活动窗口），用户的操作只能对它进行。要对其他窗口操作，必须先激活相应的窗口，使其成为当前窗口。多个工作簿窗口可以有多种排列方式。 层叠：多个窗口上下堆积在一起，只有最上面的窗口，也是当前窗口，可以完整地看到。其它窗口则只能看到其标题栏。单击其它窗口的标题，可以使相应的工作簿成为当前工作簿。 平铺：所有窗口全部可见，但是每个窗口的可见部分相对较小。这时可以通过窗口的标题栏颜色判别哪一个是当前窗口。要激活某个窗口使其成为当前窗口，只需用鼠标单击该窗口的任意位置即可。也可以从窗口菜单的工作簿列表中单击相应的工作簿名称。此外，还可以选择水平平铺或垂直平铺。这时所有的窗口将排成一行或排成一列。

1.3.3  菜单操作

Excel 2000的菜单为下拉式菜单，共有文件、编辑、视图、插入、格式、工具、数据、窗口和帮助九个一级菜单项。当选定某个菜单项后，会下拉出相应的二级菜单。

1. 基本操作

在每个菜单项的右边都有一个用括号括起来的带下划线的字母，例如一级菜单项的文件为“F”，编辑为“E”，文件菜单项中的二级菜单项新建为“N”，打开为“O”等等。这个字母就是该菜单的访问键。当要选定某个菜单时，可以用鼠标单击该菜单项，也可以按[Alt]+[访问键]实现。但是对于选定二级及其以下的菜单项时，不用按[Alt]键，而直接按相应的[访问键]即可。图1－5所示为打开的编辑菜单。

图1－5

从图1－5中可以看到，除了每个菜单命令都有的访问键以外，有的菜单命令还有快捷键。例如剪切为“Ctrl+X”，复制为“Ctrl+C”，粘贴为“Ctrl+V”等。快捷键也是为使用键盘操作菜单而提供的。快捷键与访问键不同之处在于，一是快捷键都是复合键或是功能键，而访问键是单个按键，只有选一级菜单项时，需按[Alt]键激活菜单。二是快捷键只有常用命令才有，而访问键则所有命令都有。第三个也是最重要的区别，是快捷键可以随时使用，而访问键只有先选择了相应的菜单后才可使用。例如要剪切某个单元格的内容，当选中该单元格后，若使用访问键，则应先按[Alt]+E键选择编辑菜单，再按X键选择剪切命令；若用快捷键，则可直接按[Ctrl]+X键。

2. 特殊菜单

从图1－5中还可以看到，有些菜单命令旁边有一些特殊的符号，这些符号分别表示不同的意义。 填充和清除命令右侧都有一个三角符号，它表示该菜单项还有下一级菜单。即当单击或指向该菜单项后，会弹出下一级菜单。 查找和定位等命令右侧都有一个省略符号“…”，它表示执行该菜单命令时，会弹出一个对话框，需要用户提供进一步的信息，才能执行该命令。 视图菜单中的普通和分页预览命令左侧都有一个图标，呈凹入或是非凹入的形状；而视图菜单中的编辑栏和状态栏命令左侧则可能有一个对钩符号。它们表示该命令是一个选项命令，当图标是凹入或是有对钩时，表示该选项被选定；否则表示该选项没有选定。凹入或是非凹入的选项命令是一组互斥的命令，即几个命令中，某一时刻只能有一个命令被选定，或者说，当某个图标呈凹入形状时，其它的图标会恢复为非凹入的形状。例如选定了普通视图，分页预览视图会自动消失，反之亦然。而带对钩的选项命令则相当于复选框，可以同时选定多个选项。例如可以在Excel 2000窗口中同时显示编辑栏、状态栏以及多个工具栏。 撤消和链接命令目前是灰色的，这说明当前该菜单命令暂时不可使用。例如还没有执行任何操作，故无法执行撤消命令。当前的工作表中没有链接项，所以也无法执行链接命令。

3. 快捷菜单

同Windows 95/98和Windows NT中的许多软件一样，Excel 2000还提供了快捷菜单。在Excel 2000环境下，使用鼠标右击不同的对象，即会弹出与当前环境以及对象有关的快捷菜单。图1-6给出了工作表中常见的各种快捷菜单，它们分别用鼠标右击工具栏、单元格、列标和工作表标签时弹出的快捷菜单。一般来说，使用快捷菜单是操作Excel 2000最方便快捷的方式，因为这时所列出的菜单命令都是针对当前环境经常使用的命令。

图1－6

4. 扩展菜单

Excel 2000的菜单还将菜单命令分为常用命令和非常用命令两类，一般情况下，当单击以及菜单后，只显示该菜单项的常用命令，同时显示一个下拉箭头。当延迟片刻或是单击下拉箭头时，才显示完整菜单命令，这时非常用命令才显示出来。而且Excel 2000会根据用户的操作，自动将用户最近使用过的命令作为常用命令。 在一些菜单中还可以选择扩展的菜单命令。方法是：按住[Shift]键，再选择菜单，这时将出现扩展的菜单。例如按住[Shift]键后，再单击编辑菜单，将出现如图1－7所示的扩展菜单。可以看出：正常的编辑菜单包括复制、粘贴和选择性粘贴等命令，而扩展的编辑菜单变为复制图片、粘贴图片和选择性粘贴图片担任命令。

图1－7

1.3.4  对话框操作

前面提到，如果一个菜单命令项后跟着省略号“…”，则选择这个命令时，就会弹出一个对话框。用户必须输入一些进一步的信息后才能执行这个命令。图1－8是选择文件菜单中的打开命令后出现的对话框。 对话框是一种特殊的窗口。一般也有标题栏、控制菜单和控制按钮，但是没有菜单。对话框中的基本要素通常有编辑框、列表框、组合框、按钮、复选框和选项按钮等，对于一些复杂的对话框还有选项卡。

图1－8

1. 编辑框

编辑框用于输入或编辑文字信息。操作时，首先将鼠标定位于编辑框中的适当位置，此时鼠标指针变为插入指针形状。在需要插入文字处单击鼠标，则相应位置将出现闪烁的光标。此时可进行文字的输入，以及移动光标和插入、删除以及修改文字的操作。例如要打开一个文档，即可以直接在文件名框中输入文档名。

2. 列表框

列表框通常给出一个已有的信息的列表供用户选择。例如图1－8的中间部分即为文件列表框。如果用户需要打开某个已有的文件，可以从列表框中选择。 列表框的具体操作方法是： l       单击某项可选择指定的一项； l       单击某项后，按住[Shift]键，再单击另一项，可选择包括两项在内的连续多项； l       单击某项后，按住[Ctrl]键，再单击若干项，可选择多个不连续的项。 l       当列表框的内容较多显示不下时，单击列表框滚动条的某一端的箭头可使其向相应的方向滚动一项，直接单击滚动条使其向相应的方向滚动一页，当选项过多时还可以直接拖拽滚动条上的滚动块到指定的位置。

3. 组合框

对话框中更多出现的是组合框。图1－8对话框中的文件名框实际上就是组合框。所谓组合框即将编辑框与列表框组合在一起的控件，它同时具备上述两种控件的功能和特点。既可以直接在其中输入或编辑文字，也可以从列表框中选择所需的选项。

4. 按钮

通常，对话框中可以包括两类按钮：命令按钮和选项按钮，其中选项按钮又分为单选钮和复选钮。 命令按钮：图1－8中的打开、取消为命令按钮，单击它们即可完成相应的操作。如果命令按钮上的名字后有省略号“…”，则表示一旦选择该命令按钮，便可以打开与该命令有关的另一个对话框。如果命令按钮上的名字后面有下拉箭头，则表示该命令按钮有多项命令，单击下拉箭头可弹出有关的命令列表，然后单击有关命令即可完成相应的操作。 单选钮：图1－9中的圆形按钮为单选钮，通常都是成组出现。操作时只能选择其中一项。操作方法是单击所需的单选钮或相应的文字，这时被选中的单选钮中会显示一个黑圆点，表示它被选中。而同组中其它原来被选中的单选钮自动取消。 复选钮：图1－9中的方形框为复选钮，因而也称为复选框。复选框也是成组出现，但操作时可选择其中的一项或多项。操作方法是单击所需的复选钮或相应的文字，这时被选中的复选钮中会显示一个对钩。再次单击，可取消复选钮被选中的状态，此时复选钮中的对钩消失。根据需要，可以有多个复选钮同时处于被选定的状态。

5. 选项卡

如果一个命令涉及到选择信息较多时，在对话框中就会出现选项卡。将多种文字框、列表框以及各种按钮分别放置在不同的选项卡中。选项卡的标签位于对话框的上端，单击某个标签即可选定相应的选项卡。每个选项卡上都有一组内容相关的控件，其操作类似于一个独立的子对话框。在选项卡的下方或是右边通常还有关于主对话框的确定、取消等命令按钮，当各选项卡的选项选定后，单击主对话框上的相应命令按钮完成对话框的操作。