Excel 中自定义格式的特殊运用

功能强大的Microsoft Excel为我们的工作助了一臂之力，但在实际使用中因为要实现的效果经常会有些特殊性，所以需要我们自己来不断挖掘它的潜力，让它更高效率的为你完成手头的工作。以下笔者来谈谈灵活运用Excel的自定义格式来减少工作量的话题：
    一、实现具有共同特征的数据的快速输入
    笔者在工作中需要用Excel记录大量进口发票的各种信息，这些发票的发票号码都很长，但是有一定的共同特征，就是它们总是以一个固定的文本字符串“NBGLE—”开头，后面是不同的数字。如果每次输入完整的发票号，势必有着相当的工作量，经过一番研究，终于发现通过设置自定义格式可以解决。
    右击需要输入发票号码的单元格，选择快捷菜单中的“设置单元格格式”——“数字”——“自定义”，可以创建一款专门用于发票号码的格式。注意，自定义格式不能直接创建，只能通过修改Excel内置的格式来创建。任意选择一个已有的格式（没关系，它们并不会真的被你改掉），然后将原来的格式修改成 “NBGLE—”@，确定后，这个单元格在输入发票号码时就不必再输入前面的文本字符串了。例如发票号码为“NBGLE—200001331”，则你只需要输入后面的数字“200001331”就行了，Excel会自动为你加上前面的“NBGLE—”，爽吧！
    二、添加对数据的说明
    笔者在工作中需要处理多种外币，当同时处理几种货币时需要标识出币别，下面就以日元为例来介绍一下该如何设置：
    依然是右击需要输入数据的单元格，选择快捷菜单中的“设置单元格格式”——“数字”——“自定义”，选择一个与后面所讲格式相近的格式（这样修改起来比较方便），然后修改并设置为 #,##0.00" JPY";-#,##0.00" JPY",这样一来，任何数据将在保留千分位及两位小数、负值显红的标准格式外，还在其末尾加上“JPY”说明，以标识出自己的币别是日元。例如数据“12389.4”将显示为“12,389.40 JPY ”。当然，大家可以根据自己的需要把“JPY”改换成任意文本，如“USD”、“DEM”等。