Word文件操作技巧大放送

 众所周知，制作编辑文档需要用到文字处理软件，现在Word是目前风靡全球、最流行的文字处理软件。笔者将使用中积累的一些比较实用的技巧整理成文，奉献给大家。

1.让Word认识WPS2000/WPS Office文件

目前PC机上最为流行的字处理软件除了Word外，还有我国金山公司的WPS2000和WPS Office，笔者发现在WPS2000/Office中不需要安装任何转换器，就可以直接读取由Word97/2000/XP产生的文档。但是，在Word97/2000/XP中却无法读取WPS Office文档！其实，以前我们曾记得在Office2000安装光盘上有一个WPS2WORD.EXE的程序，利用它就可以使Word读取WPS2000文件。但是经笔者试验，发现安装此转换器无法使Word读取WPS Office文件。笔者在金山公司的网站上发现他们已经推出了WPS Office的转换器，我们可以从http://www.wps.com.cn/download/patch/wps2word.exe上下载。双击它会弹出如图1所示的界面，点下“确定”钮，该程序会自动地判断出你有没有安装过转换器，并会自动为你安装。以后打开Word后，在“打开”对话框中的“文件类型”框中选择“WPS文件（*.wps）”列表项，选择需要编辑的WPS文件，点击“打开”后即可直接打开WPS Office文件了，当然也能够读取WPS97/2000文件了。

2.在Word中批量转换文档

手头上有许多Word生成的DOC文件，想都转化成TXT文件去投稿，而苦于往返于“打开/另存为”之间。其实，在Word中是能够批量转换文档的。只要我们试着单击“文件”→“建立新文件”命令，打开“新建”文件对话框（注意不能单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键，这样Word会使用其默认模板建立一个新文件，而不会打开“新建”文件对话框），点击“其它文档”标签，并双击其中的“转换向导”项目（但如果你的机器中没有安装此模板，系统会自动启动Office2000或XP的安装程序，并会提示你插入Office2000光盘），再顺着向导一步一步操作。利用该向导既可以将Word2000/XP中所有支持的文件格式批量转换成Word2000/XP格式，也可以将Word2000/XP格式批量转换至Word2000/XP中所有支持的文件格式，包括RTF文件、WEB页文件、WPS文件、Lotus 1-2-3、Microsoft工作表、Outlook工作薄等，相信这个强大的功能会给你带来很大的方便。

3.快速还原图片文件
利用Word可以非常方便地制作出图文并茂的作品，但是有时往往出于特殊需要（如出版、发行等），要求把其中内嵌的图片还原出来。这时我们固然可以使用Word2000打开该文件，然后选中相应图像后复制，再启动画图程序进行粘贴，最后再存盘。这对于仅含有一个两上图片的文件尚可，如果你的文档中已经内置了图片文件而且比较多，那么一个一个地拷贝、粘贴则相对来说比较麻烦。其实，只要我们单击“文件”→“另存为Web页”命令，Word就会自动地把其中内置的图片以“image001.jpg”、“image002.jpg”、“image003.jpg”、“image004.jpg”等文件存放在以另存后的WEB页为文件名加上“.files”的文件夹下（与在IE中保存的网页一样），非常方便。

4.给Word文件减肥
现在PC机上是Microsoft Windows的天下，软件也越做越大，连一些文字资料的文件也不例外。如我们在Word中打一点儿字，动不动就几十k字节，文件一多，给我们交流、使用都带来了不便（尤其是上网发附件）。其实，只要我们使用“文件”菜单下的“另存为”命令，Word则会重新将信息进行整理存盘，这样会使得文件的容量大大减少。如果你嫌每次都要“另存为”太麻烦的话，可以打开Word，单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“保存”选项卡，在设置窗口中取消选择“快速保存”选项，以后Word就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘，实现“减肥”操作“一劳永逸”。另外，如果我们使用了Word的嵌入字体技术，则在选中“嵌入TrueType字体”后，还应选中“只嵌入所用字符”复选框，否则Word会把所用到的TrueType字体一同“打包”，使得文件增大。

5.实现Word个性模板
用Word建立的文件默认页面是A4大小，即宽210毫米、高297毫米。但是有时由于工作的需要，我们不希望用A4大小的纸张，这样每次都必须打开“页面设置”对话框进行设置，同时，Word中默认生成的文档文件是不自动缩进的，必须使用手工调整它们的缩进，非常麻烦。其实，巧妙利用Word的模板文件功能可以设置Word的默认页面大小和自动缩进，从而实现个性模板。

①进入WordXP的模板文件夹，在Windows 9x和Windows Me下为C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下，而在Windows 2000和Windows NT上为C:\Documents and Settings\用户名\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下（此文件夹为隐藏文件夹，你必须对文件夹选项进行设置才能够进入，详见Windows手册），你会看到在此文件夹中有一个normal.dot文件，此文件就是Word的默认模板文件。双击它，系统就会自动调用WordXP打开它。

②单击“文件”→“页面设置”，调出页面设置对话框，将页面大小及上下左右边距设置自己所需的值，如图5所示。笔者经常使用它来写作，每次左右拖动滚动条来查看文章不太方便，所以把宽度设置小了一些，为15厘米，高度不变，仍为24厘米。

③单击“格式”→“段落”，在段落设置对话框中选择“缩进和间距”标签，点击“特殊格式”下拉框，选择“首行缩进”，并设置度量值为0.7厘米（相当于两个汉字字符），即设置每段自动缩进两格（中国人用中文的特色）。

④单击“文件”→“保存”命令，选择保存类型为文档模板文件，由于此时normal.dot原模板已经启动，所以无法直接保存为normal.dot文件。在此，笔者将它保存为normal1.dot文件。

⑤再次进入C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下，这时会看到两个模板文件normal.dot和normal1.dot。选中normal.dot文件（老模板文件），按下F2键，选择“重命名”，将它重新命名为oldnormal.dot文件，按照此法再将新的模板文件normal1.dot重命名为normal.dot文件。

⑥上面的制作步骤完成后，使用起来就方便多了。单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键即可以用你刚才的设置来进行文件处理了。

6.一次保存多个文件
在WPS2000/Office中有一个“保存所有文件”命令，这个命令非常有用，只要执行该命令，即相当于将所有的文件进行存盘操作，免去了一个文件窗口一个文件窗口切换、存盘之苦。其实，我们也可以在Word中一次保存多个文件：只要在要保存文件时按下Shift键就可以发现，原来的“保存”命令已经变成了“全部保存”命令了，此时单击这个命令相当于WPS2000中的“保存所有文件”命令，即一次性将所有打开的文件进行存盘。

7.合并Word文件
我们在使用Word制作文档时，经常要与别人合作，一般情况下，我们都是把别人的文件拷贝过来打印，这虽然方便，但是不利于文件的管理。试着单击“插入”菜单下的“文件”命令，在弹出的窗口中选择“Word文件”，再找到同事的文件，点击“插入”钮。怎么样？同事的文件是不是已经历历在目了，而且图片、表格、字体、字号、格式都丝毫没有任何变化！

8.更改文件默认存盘格式
在Word默认情况下，我们都将文件存为Word的DOC格式，但是有时候我们出于特殊的需要，如投稿时需要TXT格式、多媒体软件中需要RTF格式等。把Word文档存为其余的格式固然很方便，只要单击“文件”→“另存为”命令，然后在保存对话框中选择欲保存的类型再点击“保存”钮就行了。但是，每次这样做未免有些麻烦。其实，只要我们单击“工具”→“选项”，打开设置窗口，点击“保存”标签，在“将Word文件保存为”下拉框中的“Word文件（*.doc）”改为自己想要的格式，以后每次存盘时，Word就会自动将文件存为你所预先设定的格式了。

9.修复文件
遇到过突然停电而自己的文件没有保存、文件找到却无法打开的情况吗？那时候的你一定比失恋更痛苦！其实，在Word中设计了一个修复程序，只不过它比较隐蔽，你没有注意罢了，巧妙地使用它说不定还能够把你的工作成果给恢复过来呢。请点击“文件”→“打开”，在打开文件对话框中的文件类型下拉框中选择“从任意文件中恢复文本”项（请将鼠标向下拖动，否则无法看到这个项目，如图11），再点击原先打不开的文件，耐心等待一会儿凡是能够被恢复的文本都会出现在Word窗口中，这时候就麻烦你按一下存盘图标吧！