用Excel校对学生成绩

我校自实行教务电算化3年来，在输入成绩这一环节中从无出错，完全做到了准确无误，这应归功于科学的成绩校对方法。现把这一简易可行的成绩校对方法在此交流，供同行参考。

　　下面以我校上学期末初三年级段成绩录入过程中的校对为例，具体介绍实现的方法。

　　第一遍录入

　　打开Excel工作簿“2000初三”，在“第五学期末”工作表中依次录入各科成绩。

　　第二遍录入

　　在“语文”成绩所在列(“列F”)后插入“列G(语文2)”，第二遍录入语文成绩。如图1。

　　成绩校对

　　关键是巧用条件格式使录入成绩有错误的单元格，以不同的颜色显示。具体如下：

　　1、把活动单元格移到“G2”，单击菜单“格式／条件格式”，在弹出的“条件格式”对话框中将“条件1”设定为：“单元格数值”、“不等于”、“ΚF2”(实际操作时不要输入双引号)。然后单击［格式(F)…］，弹出“单元格格式”对话框，从中选击“图案”选项卡，在“单元格底纹颜色”下选取浅红色，单击［确定］，返回到“条件格式”对话框。单击［确定］，完成对单元格“G2”的设定。这样，若单元格“G2”与“F2”数值不相等，则单元格“G2”的底纹变为浅红色；若相等，则不会有任何变化。

　　2、单击工具栏中［格式刷］按钮，然后用鼠标点击G列顶上的列字母“G”，使这列中的所有单元格格式与G2相同。这样，凡第二次与第一次成绩录入不相同的单元格都会以浅红色底纹显示，表示必有一次录入的成绩是错误的。而两次录入相同的单元格都不会有任何变化。于是录入成绩有错误的单元格就一目了然了，如图3。

　　3、把以浅红色底纹显示的成绩，对照原始数据，在“列F”或“列G”中逐一予以纠错，使全部底纹都变回白色，至此，完成语文成绩的校对。再用同样的方法，完成其余各学科成绩校对。

　　复查备份

　　将光标返回首行，按“PageUp＂键从上到下复查一遍，看是否还有浅红色的单元格，这样确保全部成绩准确无误。然后，删去用于校对成绩的列“语文2”、“数学2”……，存盘，备份。祝贺你，成绩校对已圆满完成。

　　附带说明：如果录入和校对工作全由你一个人做的，那么也可以交换步骤2与步骤3，这样对提高你第二遍的录入效率很有帮助。