Excel 使用的几点小技巧

 看过很多的Excel使用介绍，其中用于制定企业销售表、预算表的比较多，而与笔者切身相关的使用Excel制定方案表的方法，却很少被提到。一个人在摸索中前进，开始走了不少弯路，然痛定思痛，偶有心得，必欲与众共享之。

　　 一、数据库与Excel结合使用
　　 以前常使用数据库做方案表，不美观不说，单是DOS下的打印就让你够头疼的。好在现在有了Excel强大的打印设置，几乎可以打印出任何你想要的效果，而且以前的数据都完全可用（Excel可以直接打开DBase格式），只要把你想要的数据库用Excel打开就行了（按住Shift+点鼠标右键，选择打开方式，选Excel，确定）。然后拖动你的鼠标，把表格变成你想要的样子就行了。
　　 这里需要口罗嗦一下的是，如果原来的数据库太大，而你只想要其中一部分的话，数据库的功能还是要充分利用的，就像COPY TO D:TEMP1.DBF FOR E23ca.xmm = "XX" FIELDS xmm,bzh,bbb,dai,ggg TYPE FOXPLUS这种语句我还是经常要用到的。不习惯用命令？也没关系，文件菜单里有个“导出”就是用来完成这个任务的。选择文件类型时别忘了选Dbase，然后随便敲个名字作为导出文件（反正是临时的^-^）。选项倒是该认真填写的，范围ALL代表全部;For当然是你所需要的数据必须满足的条件，比如name =“ ”，如果你懒得输入，也可以通过下拉列表选择。

　　 二、在日期格式变换中分列和Concatenate（）函数的结合使用
　　 现在可以用Excel打开导出的表了，不过日期格式还有些问题。通常日期格式在DBase中是以Year-Month-Data形式存在，方案表中通常要求的格式是Year.Month，用编辑菜单里的“查找替换”将“-”替换成“.”，然后选择所有内容，将它们设为文本格式（文本格式比较稳定、直观，分列时不会引起其它问题）。现在的问题是要将后面的“.Data”去掉，而且如果月份小于10的话要在前面加0，以便使日期字段长度相同（美观一些）。
　　 在日期列前后各插入一个空列，假定现在日期列是G，前一列是F，后一列是H。选中日期列，从“数据”菜单里选择“分列”。在接下来的“分列向导”窗口中，原始数据类型我们选择“分隔符号”，单击下一步;分隔符号中选择“其他”，在“其他”后的空格里输入“.”，单击下一步;前两列数据格式设为常规（是默认值，如用文本格式也能实现分列，但在条件公式中不能作为数字计算，不符合本例中后一步执行的要求），选中最后一列，在右上角的框里选择“不导入此列”，单击完成。

　　 将日期列G前插入的F列设为“常规”格式，选中数据区G列的最上一个单元格G2，单击工具条上用于编辑公式的“=”，从左边函数栏中选择Concatenate ()函数，用于多个单元格的字符串合并连接，在函数的文本1中选择G2（日期格式里的年），文本2中输入符号“.”，文本3中输入公式IF（H2<10,0,），这个功能是使小于10月份的时间前面加个0（这里就要求H列是常规类型，便于比较大小）;文本4中选择H2（日期格式里的月），单击确定。用填充柄将F2的公式填充到F列的每一格。
　　 大功告成，看上去已经无懈可击，不过小心，千万别忙着删去多余的G列、H列，因为这时的F列只是公式，G、H是它的基础，所以首先要把公式转换为结果。选中F列，单击右键选择“复制”，再单击“右键”/“选择性粘贴”，选中“选择粘贴数值”。

　　 三、宏的使用
　　 上边是针对单一列的日期格式，对于多列日期格式，重复地做这些动作也是有些累人的。不过微软就是微软，我们能想到，微软当然能想到（嘿嘿，可不是给微软做广告）。Excel的宏应该起作用了。虽然像我等菜鸟，是不肯去学宏编程的，不过还是可以借用一下宏来完成这些重复工作。
　　 在你需要多次重复一段动作之前，选择菜单“工具”/“宏”/“录制新宏”，填上宏名、快捷键，开始录制，动作完成后，停止录制。这样，这段动作只需一个快捷键就完成了。在这里，当我们在日期列G的前后各插入一列后（当然在插入前，日期列就是F列），选中日期列G，开始录制宏。比如我们这里填写宏的名称为“日期格式变换”，设置快捷键Ctrl+Y，确定。按照上文进行操作，完成后，停止录制。这样，以后在你想要改变格式的日期列前后各插入一列，Ctrl+Y，这段动作将自动完成。