在利用Access完成实际工作时，常常会重复进行某一项工作。可以通过创建宏来执行重复的或复杂的任务。利用宏的自动执行重复任务的功能，可以保证工作的一致性，避免因忘记操作步骤等失误而引起的麻烦，从而提高工作效率。
宏由一些操作和命令组成，其中每个操作可实现特定的功能，命令可辅助完成自动化的操作。例如，可以完成排序、查询、显示窗体、打印报表等各种操作。宏可以使普
通的任务自动完成。例如，可设置一个宏，在用户单击某个命令按钮时运行该宏，以打印指定的报表。在创建宏时，可以包含一些操作参数，用于执行某项单独操作所要求的附加信息。
宏的优点在于，无须编程即可完成对数据库对象的各种操作。在宏中使用的操作与操作系统中的批处理命令非常相似。用广在使用宏时，只需给出操作的名称、条件和参数，就可以自动完成指定的操作。
宏可以分为三类：操作序列、宏组和含有条件的宏。
1．操作序列
操作序列是结构最简单的一种宏。宏中包含的就是顺序排列的各种操作，每次运行该宏时，Access都将顺序执行宏中的操作。
2．宏组
在数据库操作中，如果为了完成一项功能而需要使用多个宏，则可将完成同一项功能的多个宏组成一个宏组，以便于对数据库中的宏进行分类管理和分别维护。
例如，宏组是由三个相关的宏：雇员、产品和报表对话框组成的。其中每个宏都执行OpenForm(打开窗体)操作，产品宏还可执行MoveSize操作。“宏名”列用于标识宏。在宏组中执行宏时，将会顺序执行操作列中的操作；当操作列中的“宏名”列为空时，立即执行所跟随的操作。
调用(执行)一个宏组中的宏的格式为：
宏组名．宏名
例如，引用“按钮”宏组中的“雇员”宏，可以使用句式：按钮．雇员。
3．条件操作
条件操作是指在满足一定条件时，才执行宏中的某个或某些操作。条件的设置可以通过逻辑表达式来完成，表达式的真假决定了是否执行宏中的操作。例如，图中的宏只有在“条件”列中的表达式为真时(在“供应商ID”字段中有一个Null值)，才执行MsgBox和stopMacro操作。
在一般的数据库系统中，如果要对数据库中的对象进行操作，就需要编写程序来完成这些操作。在Access数据库中，也可以通过编写模块代码来代替宏中的操作。使用宏还是使用VBA来创建应用程序，取决于需要完成的任务。
对于简单的细节工作，如打开窗体，关闭窗体，显示工具栏，运行报表，创建全局赋值键，以及在首次打开数据库时的一系列操作等，使用宏是很方便的。它可以简捷迅速地将已经创建的数据库对象联系在一起，因为不必记住各种语法，并且每个操作的参数都显示在“宏”窗口的下半部分。但在有些情况下，应该使用VBA而不使用宏。例如，如果一个数据库包含用于响应窗体和报表上的事件的宏，则由于宏是独立于使用它的窗体和报表的对象的，因此会变得难以维护。相反地，由于VRA事件过程创建在窗体或报表的定义中，因此如果把窗体或报表从一个数据库移动到另一个数据库，则它们所带的事件过程也会同时移动。又如，使用VBA可以创建自己的函数，通过这些函数可以执行表达式难以胜任的复杂计算，或者用来代替复杂的表达式。此外，也可在表达式中使用自己创建的函数对多个对象进行操作。
