《写给大家看的设计书》作者力作
做好PPT不可不知的设计原则
让设计为演讲增添活力
写给大家看的PPT设计书》作者围绕PPT等电子演示文稿的创建与制作，向大家传授了大量的方法原则及经验心得。其中涵盖PPT准备、内容创建、外观设计的各个流程，同时兼顾配套辅助环节，并创新性地提出了内容优化四原则、外观设计四原则。Robin Williams亲自设计的版式也让人耳目一新。
《写给大家看的PPT设计书》为非设计专业人员特别打造，同时也是广大PPT爱好者的最佳指南。
Robin Williams 世界著名的设计师、技术专家和畅销书作家，通过写书和授课，她已经影响了整整一代数字设计师。同时，作为Adobe和Mac技术社区内的偶像级专家，她拥有大批的拥戴者。Robin还是Publish Magazine、Adobe Magazine等杂志的专栏作家，是MacWorld Expo等业界重要活动和组织的顾问委员会成员，并创办了Santa Fe电影艺术学院。除本书外，她还著有几十部畅销书和获奖著作，包括《写给大家看的设计书》和《写给大家看的Web设计书》，前者已经被翻译为15种文字，产生了世界性的影响。
第一部分 写在设计之前
第1章 从何处着手 3
1.1 什么是演示 4
1.2 必须用电子演示文稿吗 4
1.3 没错，就是要选电子演示文稿 7
1.4 失败的演示分析 10
1.4.1 结构上的原因 10
1.4.2 演讲者的原因 10
1.4.3 PPT本身的原因 10
1.5 成功的演示分析 11
1.6 软件工具 12
1.6.1 苹果公司的Keynote 13
1.6.2 微软公司的PowerPoint 14
1.6.3 谷歌公司的Presently 15
1.6.4 OpenOffice的Impress 16
第2章 合理安排演示文稿 17
2.1 计划、组织与大纲 18
2.1.1 “老古董”——便利贴 19
2.1.2 演示软件的大纲功能 20
2.1.3 思维图和思维云 21
2.1.4 幻灯片浏览视图或光台视图 22
第二部分 内容优化
概念演示设计四原则 24
第3章 清晰 25
3.1 编辑文稿 26
3.1.1 避免使用过长的完整句 28
3.1.2 不要展示笔记内容 29
3.1.3 尽量使用主动语态 30
3.1.4 避免使用ing 32
3.1.5 文本编辑小实验 33
3.1.6 有时，文本也是必不可少的 35
3.2 将文本分散放在多张幻灯片上 36
3.3 PPT中应含有多少张幻灯片 41
3.4 有时一张幻灯片上需要放置大量内容 43
第4章 切题 45
4.1 去掉冗余的材料 46
4.2 背景 48
4.2.1 信息越复杂，背景越简单 51
4.2.2 何时应用纷繁复杂的背景 51
4.3 切忌使用过时的剪贴画 52
4.4 请使用与主题相关的背景图 54
第5章 动画 55
5.1 动画效果聚焦要点 56
5.1.1 切换和动画效果是对主题的补充 58
5.1.2 主要议题切换要简明清晰 60
5.1.3 恰当应用切换，使观众正确理解演示内容 61
5.1.4 用动画效果阐明主旨 62
5.1.5 用动画效果清晰阐释表格 63
52 动画须知 64
第6章 情节 65
6.1 好的开端 66
6.2 告诉我们你的演讲思路 67
6.3 文本与图片 67
6.4 故事以人为本 68
6.5 讲述相关故事 69
6.6 调整演示节奏 70
6.7 结束演示 72
6.8 给观众留下提问的时间 73
第三部分 幻灯片设计
视觉演示设计四原则 76
第7章 对比 77
字体的对比 78
颜色对比 80
对比突出内容 82
利用对比来组织内容 83
对比引发关注 84
第8章 重复 85
重复创建一致性 86
重复使用一种风格 88
重复使用同一图片，但使用形式不同 90
在变化中实现统一 91
找出重复元素并进行设计 92
重复并不等于千篇一律 94
第9章 对齐 95
对每张幻灯片进行对齐处理 96
对一组幻灯片进行对齐处理 98
对齐方式使整个PPT统一 99
恰当的对齐方式使你看起来更高明 100
对齐方式有效地组织PPT 101
有意打破对齐方式 102
第10章 亲密性 103
制造关系 104
有空白，没问题 105
不要被空白所限 106
亲密性利于清理并组织 107
亲密性是起点 108
第11章 综合运用 109
第四部分 基本原则之外
第12章 学习使用软件 117
12.1 关闭自动调整 118
12.2 顶部对齐文本 119
12.3 调整间距 120
12.3.1 行距调节 120
12.3.2 段间距调节 121
12.3.3 项目符号与文本的间距调整 122
12.3.4 齐肩回行 123
12.4 不要压扁图片 124
第13章 讲义文稿 125
13.1 关于讲义文稿的真理 126
13.1.1 这是一个永久记录 127
13.1.2 发布备注文稿 128
第14章 别理会那些滥规矩 129
14.1 不要念幻灯片 130
14.2 不要用serif字体 132
14.3 不要使用动画效果 133
14.4 不要使用多个背景 134
14.5 幻灯片上不能没有图表 135
14.6 一页幻灯片中项目符号不要多过5个 136
14.7 每个项目符号不要多于两三个词 137
14.8 不要用PowerPoint 138
14.9 不许关灯/不许开灯 138
14.10 开讲前不要散发讲义 139
14.11 千万不要使用饼形图 139
14.12 不要用Arial字体或者Helvetica字体 140
第15章 听你的眼睛说 141
15.1 小测试：听你的眼睛说 142
15.2 信息清单 152
15.3 幻灯片清单 153
字体/图片/视频/音频资源 154
“我是Robin Williams的忠实读者，她所著的《写给大家看的设计书》和《写给大家看的Web设计书》我都读过。对像我这样缺乏专业设计经验的用户来说，‘写给大家看的’系列书是最实用的设计书。这本书同样会带给你惊喜。”“35年来，我一直在做公众演讲、写作、PPT演示方面的工作。PPT设计书真的可以包教一切？当然不能。但对于苦苦探寻有效演讲和公众传播方式的人们来说，此类书可以给他们极大的帮助和信心。这本书是这类书中的佼佼者。”
1章从何处着手
虽然本书的重点是PPT的设计，但是首先要记住的一点是，你展示的不仅仅是计算机文件，更是你本人！作演示的人是你，PPT仅仅是辅助你完成这一任务的。
当然了，你可以创建一个单机演示文档并放在网站上，本书中介绍的原则也适用。只是你要讲的内容必须全部写在幻灯片上，或者最好写在旁边的演讲者备注里。
但是本书探讨的重点是如何设计PPT，从而为演讲增加活力，增强讲述的效果及说服力，进而影响听众。演示文稿中的画面、动画效果、音效、视频合而为一，由你向大家声情并茂地展示，你才是众望所归的明星！
1.1 什么是演示
相对于讲座或演说而言，演示的本质特征在于展示或说明一个产品或一个观点，在于向观众传达或解释某些东西，在于教授观众知识，PPT是一种视觉上的辅助。
很多人可能对此感到迷惑，并质疑“为什么林肯在葛底斯堡演讲中就不需要PPT呢？”这是因为葛底斯堡演讲根本就不是演示，而是一个时长为两分钟的演说。一般来说，演说是一种正式的演讲，没有人希望你在那时候拿出笔记本电脑打断这一精彩时刻。演说可以持续5分钟，也可以持续数小时，但它只是演说，而不是演示！
讲座是起教育作用的。一般来说，讲座持续时间长、内容严肃且具有学术性。对于学术讲座而言，是不允许有过多娱乐性的。有时候，讲座需要电子演示这样的视觉上辅助，但是，这时就成演示而不再是讲座了。
所以，一定要谨记，如果想作演示（不是讲座或演说），就需要用到多媒体的视觉辅助，而多媒体辅助的作用就是增强你的说服力，而不是为了做而做。
1.2 必须用PPT吗
虽然作演示时，人们首先想到的就是苹果公司的Keynote或者是微软的PowerPoint，但并不是所有信息都适合通过PPT来展示。所以，请认真考虑其他方法，以便确认你在用最好的方法传播信息。
当然了，你所选用的方法与诸多因素有关，如观众或研讨会成员的数量、演示厅的大小（是小会议室还是大会场、会议厅抑或教室）、时间分配、要向同一个团队作演示的次数、你是否想要启发讨论、参与者的年龄、你要传达的信息量等。你一定要为特定的观众和目标市场来“量身定做”每一场演示。
对于人数较少的团队，可以考虑使用活动挂图、黑板或白板，配合精彩的课堂讲义。这些辅助工具的恰当运用会让观众耳目一新，因为这样他们就不需要耐着性子从头到尾端坐观看幻灯片演示了。
当然了，如果有了适当的软件和网络的帮助，更可以借助电子白板和黑板在观众的电子设备之间来回传递信息，从而创造一种人机对话的环境。
对于任何一个团队（即使人数众多），条理清晰且对他们有帮助的课堂讲义都可以用来代替幻灯片。他们可以在讲义上做笔记，也可以把它带回家温习。在一个大礼堂中，团队成员中可能有人会看不清楚幻灯片，或者说投影系统可能不是最棒的，导致坐在后排的人看不到幻灯片的内容。当需要讨论表格或数据，而幻灯片又不能把这些信息很好地展现出来时，课堂讲义就是一个极佳的解决办法（当然，它也是多媒体演示的一个补充）。
如果你要演示的某个主题是一本书或是其他可以拿在手上的物体，可能你需要做的就是保证人手一本书，便于大家直接翻到指定的页码和段落。
在很多情况下，演示都会发展成一种互动性的活动，也许你的PPT演示本身就是互动流程的一部分。如果是这样，我们是否可以完全抛弃PPT呢？也许只要分发额外的讲义就已经足够了呢？
也许你真正想要的是一场舞台表演，只是你觉得这场表演中有必要包含一个PPT演示文稿，因为人们希望看到PPT。现在到了给观众一种全新体验的时刻了！
是否可以让观众参与到你的演示中来呢？如果观众不情愿，千万不要强迫他们参与到你的活动中。不过有时候，观众参与的方式有很多，比如请观众举起标语牌、某人的画像或面部图像，像众星捧月般支持你，或者请他们各归其位，抑或互相喊叫。一般来说，团队的平均年龄越大，想实际参与到互动中的人就越少。但是，还是有很多方法可以让老年人参与到低强度互动中来。这种情况下，你也不需要PPT了。
请记住，即使你已经做好了一个非常完美的PPT或主题演讲文稿，但是高科技手段也有可能出故障，所以你必须要转而求助于其他方式。为防万一，考虑展示同一信息的多种不同方法不失为一个好主意。
个人经验浅谈
在由insightcruises.com组织的第二届“海上莎士比亚（ShakespeareatSea）”巡讲活动中，我应邀在10天里为同一个团队的50个人作了8场演示。怎样才能使他们保持兴趣盎然呢？如果每场都是PPT，你可以想象那将是多么枯燥乏味。
(1)我第一场演示的主题是“为什么要读莎士比亚著作”。在上一次的巡讲中，我发现几乎所有的观众都有着同一观点：关于莎士比亚，只要看看他的戏剧就可以了，没必要再去读书。很明显，只有演员们才具有读莎士比亚著作的坚忍不拔的精神！所以，这场讲座里，我做了一个非常直观的PPT，展示阅读戏剧的历史，重点介绍了美国的情况，并解释了为什么要大声朗读这些剧本，而且最好是以组为单位来朗读。我还提供了讲座大纲，并适当地留出了一些空白处，以备他们做笔记之用。
(2)第二场演示的主题是“莎士比亚式幽默”；这种幽默是4种流淌在我们体内的精华，不断影响着我们的思维。我为这场讲座准备了一个PPT，它阐释了莎士比亚式幽默在戏剧中的重要性。在讲座进行到一半的时候，我安排大家短暂休息。这样观众就可以心情轻松地填一份调查问卷，来看看他们自己最富于哪种幽默。于是，在我继续讨论莎士比亚笔下各个人物所具有的幽默特质时，观众们就知道他（或她）与剧本中哪个人物的个性最相似。如果有必要，还可以在观众们回家时，给他们每人发一份内容丰富的课堂讲义，介绍如何调动一个人的幽默特质。
(3)第三场的主题是“终成眷属”。那年下半年大部分观众都会去看戏剧《终成眷属》。这是莎翁戏剧中演出次数最少的一部，没有多少人知道它的故事情节，更不用说错综复杂的细节了。对于这部戏剧，我并没有做PPT，也没有搞讲座，而是将这部戏改编成了一个较短的版本，还把改编的剧本给每个人打印了一份。不仅如此，我还精心准备了一些道具和简单的化妆用具（如胡子、帽子、围巾和硕大的戒指等），还邀请自愿表演者到教室的前面大声朗读剧本内容。我会在旁边做出必要的解释，指出需要注意的主题，提示剧中人物在什么地方犹豫不决，当剧中描写有号角声或其他声音时，有人会吹哨子来代替，等等。在这场讲座结束时，观众们都觉得有机会要好好欣赏一下这部戏剧，而且都对我的精心安排赞赏有加。这场讲座完全没有用到电子文稿演示。
(4)第四场讲座是我带领大家讨论莎翁的作者身份。我们一起研究了为什么人们关注莎翁作者身份的原因。（这当然不是因为莎翁没有受过正规教育或出身卑微。）我给大家提供了两页的资料，其中包括一些史实和问题，也为大家做笔记留出了适当的空间。同样，这场讲座我也没有使用PPT。
(5)第五场讲座的主题是“死亡，无人知晓之邦”。我收集了莎翁著作中提及的大量关于死亡的资料，然后为每位观众制作了一个小册子。当时，我们围坐成两圈，我解释了在莎士比亚时代死亡的哲学意义，善终的重要性。然后我们在屋子里边走边朗读摘录的原文，边读边讨论。这场讲座我还是没有用到PPT。
(6)第六场演讲的主题是“麦克白”。我知道，大家对《麦克白》的情节都非常了解，所以我做了一份PPT作为大纲（本书5.1节中展示了其中的一部分幻灯片）。更重要的一点是，我还发放了一些原文资料，这些资料充分展示了《麦克白》中我要讲到的的各个细节，因为PPT篇幅有限，显示不了这么多内容，而我又希望大家仔细研读一下这些资料。而且，有了这份资料，大家也可以在家复习了。
(7+8)经过6场讲座之后，观众也打算过一段时间去观看《无事生非》。因为这个时候大家高声朗读莎翁作品的热情越来越高涨，所以我们一起朗读了我带来的剧本。有些人愿意从头到尾默读，而另一些人则只喜欢其中的部分情节。在这两场时长分别为两个小时的讲座中，大家高声朗读剧本，当然了，必要时我也会作适当的讲解，大家也会一起讨论。一切都进展得很顺利。
写了这么多，我只是想举例告诉你，除了PPT以外，演讲还有其他多种表现方式。有时，PPT是最佳传播媒介，但有时其他的方案可能更好！不管用哪种表现形式，主要目的都是要与观众有良好的沟通。
1.3 没错，就是要选PPT
在考虑了所有可用方案之后，你可能会意识到用多媒体的PPT来展示某些信息将是最有效的途径，所以你要好好考虑一下如何将视觉资料与影音文件有机结合在一起来辅助你完成演讲。通读本书之后，相信你一定会有所感悟。请时刻谨记：你才是整场中闪亮的明星，PPT只是配角而已，要学会配角的恰当使用，不要让它取代你的位置，使你显得无足轻重。
视觉资料示例
下面是一场PPT演示中的大部分幻灯片，讲的是科技如何在推动书面语发展的同时改变了世界。我们可以看到，只是将这些幻灯片罗列在一起没有一点意义。虽然通过观看这些幻灯片可以对主题有个模糊的概念，但是将这些迥异的思想结合在一起的所有引人入胜的细节和信息均来自于我的讲解。PPT的视觉效应有效地辅助了我的讲解。演示过程中要切记这一关键点——视觉资料只是程序包中的一件，你才是整场演示的主角！
1.4 失败的演示分析
在做了第一次演示之后，你就能够很敏锐地意识到别的因素在多大程度上完善或者毁掉了一个演示。下面是我总结的失败演示的几个原因。
结构上的原因
?缺乏准备。
?结构杂乱。
?内容乏味。
?信息太多。
?针对性差。
演讲者的原因
?说话含糊不清、大喊大叫、口头语堆叠（如嗯、啊、我的意思是、你知道，等等），或者声调上四平八稳，一点儿都不抑扬顿挫。
?单调地踱来踱去或急匆匆地走来走去。
?资料放得到处都是。
?不懂技术。
?在一片漆黑中作演讲。
?挡在显示屏的正前方演讲。
?很少（或根本不）看观众，与观众的交流更是少之又少。
?照着稿子或者屏幕一字一句地念。
PPT本身的原因
?文稿上放了大量令人厌烦的切换、傻傻的小玩意儿和不相干的动画。
?采用过时的剪贴画。
?屏幕上的字太小，观众根本看不清。
?屏幕上的文本信息密密麻麻，又小又挤。
?感观上不一致：每张幻灯片的字体及布局都不相同。
1.5 成功的演示分析
在接下来的几章里，我将向大家介绍成功的PPT所具有的设计特征。不管看上去怎样，每场演讲都会给观众留下棒极了、一般或者差劲的印象。什么样的演示文稿会给人留下美好的印象呢？当然了，最重要的就是避免出现上一节中提到的失误之处。除此以外，还要充分考虑下面几个因素。
?要有引人入胜的内容——这是必要因素；
?为特定的观众量身定做演讲的内容；
?要具备清晰且一目了然的组织结构；
?尽量少用项目符号；
?视觉资料要与内容及观众紧密相关；
?动画效果是为了强化内容，而不是分散观众的注意力；
?演讲者亲自讲解的信息量要远远多于电子屏幕上的信息量；
?与观众互动，创造一种对话的感觉；
?娴熟的舞台表演技巧（这实际上就是一场表演）；
?如果可能的话，请采用诙谐幽默的演讲风格，因为幽默总是能让人印象深刻，回味无穷。
用语言表达出演示的优劣
相信你既观看过成功的演示，也经历过失败的演示，请将成功演示的闪光点和不太成功的演示的败笔用语言表述出来。有时候，一场演示在各方面表现得都很出色，只是因为一两个细节上的瑕疵而归为失败，也请将其记录下来。
只要你能够将一场演示中出现的问题或其解决方案用语言清晰准确地表述出来，就说明你对它已经有了充分的认识，并能在以后的演示中战胜这些问题。反之，如果你只会说：“好无聊啊。”说明你对其失败之处一知半解，即使观看了演示，也不能从中吸取经验，最终将一无所获。为什么这场演示很无聊？造成其无聊的特定原因是什么？花点儿时间来组织下语言并将其准确表达出来，你就可以避免在以后的演示过程中犯同样的错误，也可以纳入积极的因素。
1.6 软件工具
对于PPT设计来说，有4种主要软件可供选择。
(1)微软公司的PowerPoint（PPT）
PPT的定价取决于你购买的微软office系统的版本（home/student版、professional版、Mac或PC版）。当然了，单独购买PPT与购买整套软件的价位也不同（一般来说，买整套软件会更便宜一些）。PPT是目前应用最广泛的演示软件，而且其他软件也都可以打开PPT格式的演示文稿，有时还可以存储为该格式。具体应用请见1.6.2节。
(2)苹果公司的Keynote
keynote是苹果电脑Mac系统iWork的一部分，iWork还包括Pages（一个文字处理器/页面布局应用程序）和Numbers（一个电子表格应用程序）两个组件。这3个应用软件打包的售价为79美元，但它只适用于Mac系统。详见1.6.1节的内容。
Keynote可以打开PPT文档，也可以把文档保存为PPT格式，从而可以在PC机上阅读，但在这一过程中可能会丢失一些功能，所以在做演示之前务必对此进行仔细检验。
(3)谷歌公司的Presently
Presently是谷歌在线文件包的一部分。它不仅完全免费，还可以作为一种协同式工具来使用，具体应用见1.6.3节的相关内容。
(4)OpenOffice的Impress
Impress应用于运行MacOS、Windows或Linux操作系统的电脑。它也是完全免费的。详见1.6.4节。
如果你用的是Mac操作系统，那么可以选择Keynote，因为它的功能最全面，而且使用起来最简单。如果你用的是PC机，PPT则是你的不二选择。当然，你也可以使用谷歌公司的Presently及OpenOffice的Impress（这两款软件都是免费的哟）。
1.6.1 苹果公司的Keynote
Keynote为大家提供了大量优美的模板，可以直接拿来使用。如果你有苹果公司me.com的帐户，则可以在线与人分享你的演示文稿，还可以邀请注册用户在每一页上添加评论，为其他文稿写备注，甚至允许他们下载文档。登陆Apple.com/iWork去体验一下吧。
1.6.2 微软公司的PPT
如果你用的是PC机，可能你的电脑上已经自带PPT了。
上图是某个Windows操作系统中的PPT。你电脑上的显示可能与此略有不同，这取决于具体版本及使用时间的长短。我建议大家使用最新版本。
这是PPT的Mac版本，显示的是“幻灯片主题”标签页。
1.6.3 谷歌公司的Presently
docs.Google.com上的谷歌文档里有一个叫Presently的网络应用演示。你必须先注册一个谷歌账户（免费的），才可以打开并共享PPT。用Presently，你可以创制、编辑并与同事、朋友或家人分享演示文稿。经过你的允许，人们也可以同时在演示文稿上进行操作。因此，Presently可作为协同式工具使用。你不仅可以导入.PPT文档（PPT）和.PPS（PPT幻灯片视窗）文档，下载演示文稿并存储为.pdf、.ppt或.txt格式，还可以将其发布或嵌入到网页中，供大家浏览。
Windows操作系统下使用免费模板的Presently
点击此处写或读“演讲者备注”
Mac操作系统下使用免费模板的Presently
点击此处写或读“演讲者备注”
1.6.4 OpenOffice的Impress
虽然Impress没有Keynote那么迷人，但它是免费的。如果你是个很棒的设计师，那么，用Impress设计出美观大方的演示文稿是一点问题都没有的。Impress只含有一种幻灯片切换模式，相较于Keynote和PPT的先进性，Impress在其他方面也都略逊一筹。不过对于免费的软件，你还奢求什么呢？
Impress能把演示文稿保存成PPT格式，也可以在Mac、Windows及Linux操作系统上使用。如有兴趣，请登录www.OpenOffice.org来下载Impress。
第6章情节
PPT的情节就是指故事发展的主线。精彩难忘的故事情节应该包含故事的开端、发展和结局。作为观众，我们希望能逐步了解演示的内容，并不希望直奔故事的发展阶段；我们希望知道下一步会介绍什么，有哪些内容让我们有所期待；我们希望一路充满乐趣和新奇，而不是乏味和枯燥；我们还希望整个介绍过程跌宕起伏，让我们享受其中，当笔锋一转，我们知道，哦，原来我们已到达尾声部分。
通常，一部好的电影，通过前五分钟（通常比五分钟还短）的演绎，就能抓住观众的胃口。这前五分钟让我们知道了影片的性质，如惊悚片、浪漫轻喜剧、悲情片、纪录片、动作冒险片、科幻片等等。这五分钟对于整部影片来说至关重要，因为观众将借此了解到他们为什么要耐着性子看完整部影片。
我们也要知道如何使电影或演示文档渐渐拉下帷幕。我想你肯定看过有连续两个或三个结尾的电影，当你认为那个邪恶的僵尸已死并被葬，主角已安全，终于松了一口气的时候，僵尸又重新跳了出来，故事又开始轮回。非常无聊。
情节包含故事本身和人物之间的关系。当你演讲时，要尽可能地和观众达成共鸣。你可以通过PPT、自己独有的说话方式、抑或是演讲的内容本身来实现这一点。
6.1 好的开端
你可能会注意到出版物上通常都会有简名页、版权页、扉页、序言页，简介页、引言页等等，有时候在进入正文之前的文前部分可能还会有更多内容。这并不只是明文规定的，而是你开始阅读的前奏。我们很享受这一过程。
电影也是如此——即使片头字幕还没有显示完电影就已经开始放映了，或者片头字幕同电影一同展开，前几分钟都只是介绍性的情节，因为要有前期铺垫才会正式进入主线。制作PPT时，也请按照这样的思路来考虑哟。
我看到很多演示文稿的第一页就直击主题，就好像一本书，打开来第一页就是第一章一样。很多时候演讲者会把他的介绍说明放在第一张幻灯片上，并把它们照本宣科地读出来。
把你的演示文档想象成一个故事，尽管这个故事是关于如何创建一个商业计划，婚姻如何友好地分手，或者是如何解读乔叟的。让观众的思绪适当地进入到你的情感空间。如果你埋下了一条线索，让观众知道进展的方向，那么你就能够很容易地对观众进行引导了。
P66图1
这第一张幻灯片就直接进入了演讲的主题，记住，多制作几张幻灯片不会花费更多的时间和金钱。请做几张介绍性的幻灯片，在进入主题之前有个过渡吧。
在这个Keynote模板中，有一张幻灯片页面预留了一个图表的空间，让我们用这张幻灯片来展示制作一本示范杂志的过程。然后跟随我的脚步，一步一步（一张幻灯片）地来完成这个PPT的制作过程。
6.2 告诉我们你演讲的思路
在对一般性概念进行介绍之后，花一分钟时间告诉我们你接下来要做什么。不管这是推销商品的言辞、授课的讲义、历史的一个瞬间，还是公司简介，请告诉我接下来你演讲的思路是什么，以及大约耗时多久。请想象一下，当我告诉你接下来大约需要15分钟时，你的内心会有什么想法？如果告诉你会需要2个小时，你又会有怎样的想法呢？如果从一开始就有2个小时的预期，我或许很愿意坐下来听听看。我甚至更愿意听听你对之后的演示内容的简要介绍。
P67图
在讲解制作一本日记的第一步之前，我希望有一个对整个过程的综述，这样我就能够知道要对哪些内容有所期许，演示过程有多久，参与过程我会不会弄得浑身脏兮兮的，以及最终是怎样结尾的。
6.3 文本VS.图片
并不是所有的PPT都需要图片来辅助的，很多只有文本（特别是那些赏心悦目的文本）的演示文稿也能很完美地阐释主题。而有些PPT，在演示者介绍时只显示图片，效果却只是一般般。
大多数情况下，我们需要将文本和图片结合起来。PPT中的文本可以理解为数据和资料，而图片则可以理解为感官冲击力。这是一种理解方式。另外一种理解方式是，你可能在告诉我非洲某特定区域内小额贷款影响了多少妇女的生活的统计数据，同时配有一张Magnambougou妇女和她的孩子们站在羊群中的照片。
在选择应用到幻灯片中的图片的过程中，一定要区分数据和感官冲击力，并把它们恰当地结合到一起。
6.4 故事以人为本
不管什么时候，PPT都要以人为本。当演讲内容如你的观点、表格、图像与人有关时，这一原则的应用其实并不难，但当你教授一门关于核磁共振光谱的课程时，要实现这一点就比较难了。所以不要胡乱将一个故事安插到不属于它的位置，但如果位置恰如其分，何乐不为？
例如，你要研究在韩国，有多少孩子上幼儿园。在干巴巴的数据旁边配上一张韩国儿童上学的照片，这样就将统计数据与活生生的人联系在了一起。尽量加入能体现数据特点的相关联且具有情感冲击力的图片。但是千万不要只是为了去创造一些随机的激动人心的时刻而采用任意的、无关的并且看上去让人迷惑不解的图片，。
观众以人为本
你讲话的方式、演讲的方式可使观众兴致勃勃，也可让他们昏昏欲睡。你必须学会与观众沟通，直视他们，从他们脸上搜集信号，是无聊，是混乱，还是启迪……并作出相应的回应。
莎士比亚戏剧中，通常大坏蛋会有面向观众的独白。很有趣的是，这让我们以一种奇特的方式来喜爱这些坏蛋们，如理查德三世、埃德蒙、埃古。福斯塔夫和哈姆雷特不是坏蛋，但他们拥有比任何角色都多的独白，他们也是观众最喜欢的两个人物。莎士比亚知道通过与观众的直接沟通，观众就能够同演讲者建立良好的关系。演讲者可能是一个胖子，是一个懦弱的现实主义者，再或者是一个无情的杀人犯，我们之间都有着某种关系，他们能把我们带入到他们的世界中去。作为观众，我们希望随你所去，听你所讲。
回想那些伴你长大的故事。你一定在外婆的故事里出现过，她总是看着你，绘声绘色地讲着。通过抓住观众的注意力，让他们和你站在同一阵线上。
这在传授减肥的艺术，通过使用绿色能源汽车改变世界，或者分子生物物理学的定量分析介绍中尤其适用。看着你的观众，和他们对话，聆听他们的想法，就像日常生活中交流一样，他们就会和你产生共鸣。
6.5 讲述相关故事
关于把演示内容创制成“故事”的这一观点，我们早有耳闻。对于这种想法，一些人或许会有点儿迷惑不解，他们认为应该把整个演示过程演绎得像故事或者系列个人逸事一样。
我买的一本关于如何作演示的书就是通过两个穴居人的故事来展开的，这是一个将“故事”的观点演绎到“极致”的实例。为了搞清楚整本书的主旨，我不得不耐着性子读着那些关于洞穴人创建演示的无聊至极的内容。也许你会说：“哦，罗宾，享受这个过程吧，享受当下的时光吧。”坦白地说，我倒是希望那本书能够直奔主题，为我解疑答惑，更希望把这珍贵的时间用来与孩子们谈谈心，创作马赛克艺术品，或者去徒步穿越沙漠。然后再全身心地回到工作中去。
有时，演绎一段关于人们的生活、动物或者你自己的真实故事可以有助于阐明观点，但是，有时候这样做只是添加一些不必要的词句，无聊至极。二者之间的差别确实很微妙。
很多演示文稿可以通过揭示人类的利益需要而赢得观众。但是故事并不是所有PPT的关键所在。对于决心劝服风险投资家的企业家而言，川崎（GuyKawasaki.com）对他们要制作的PPT给出了10-20-30原则，也就是10张幻灯片，20分钟，30个要点。他希望企业家能够直话直说。
如果你的故事非常切题，如果它有助于演讲的推进，如果它是生活中一个不可或缺的重要教训且与主题相关，如果它在相关方面能够让人如痴如醉，那么请讲给我听吧。但是谨慎使用自己的故事，我曾经听过演讲者在整个60分钟的演讲时间里一直都是在编织着自己的故事，大多数观众都是带着“整场演讲都是关于他个人的故事”这样的印象离开的。
请大家理解，我并不是在贬低故事的重要性。我知道故事对人类极其重要。当Prodigy（一种网络联机服务）在互联网出现一两年后，研究人员分析人们如何利用互联网服务时，他们惊奇地发现，绝大多数人使用互联网，但不是为了贸易、商务和研究，而是用来互相交流建立联系，以及构思故事。
我只是鼓励并且建议你，认真思考你将在演示中讲述的故事是不是也是你试图传达的关于你、关于主题的信息内容？不要让那些无关的故事模糊了你演示文本的初衷。
6.6 调整演示节奏
回想一下你最喜欢的电影，其中的情节发展是怎样安排的：有时会以迅雷不及掩耳之势突然发生一件令人兴奋的事情；然后是片刻的宁静；接着会发生虽然不那么令人兴奋但仍会推动情节发展的事情；随后是醉人的缓缓而动的情景，又一段浪漫的故事后，随即是情节的迅速展开。我们可以从电影跌宕起伏、时而优雅时而迅猛的情节设置中学习一些经验，应用到演讲过程中。
如果整场演讲都采用“整齐划一”的节奏，那么，不管节奏是迅速而激烈，还是缓慢而令人深思，只能说这场演讲是单调而枯燥的。仔细想一想，怎样安排才能够做到在30秒钟内浏览6张幻灯片，然后用4分钟时间与观众一起深入探讨某张幻灯片的主题，在接下来的2分钟内向大家展示（并共同讨论）3张幻灯片的内容，用5分钟详细讲解一张幻灯片，并与观众有一个简短的互动等。调整语调、适时变动位置、摇起你的双臂、权威且富含感情地向大家讲解。请记住：你是激情澎湃的，是整场的明星——千万不要成为幻灯片的附属品。
我打赌，你的PPT本身就已经自动安排了其演示的节奏——你只需要意识到这个节奏，然后按部就班地遵循它来进行演讲就可以了。对于很快讲解完几张幻灯片，甚至是每半秒钟一张幻灯片这样的讲解节奏也没什么可担心的。在我参加的一次剧本写作课程中，老师向我们展示了由数百部电影的剧照组成的视频剪辑，而讲解每张剧照所用的时间均有所不同。有的剧照只展示了0.25秒。但是不可思议的是，我们能瞬间就认出这些剧照——我们知道这是谁，出自哪部电影。只是大家还不能迅速地将其转化为文字。这让人感觉很疲惫，不仅是因为大脑要时刻不停地努力想出那些名字并能说出来，而且是因为每张剧照都会唤起我们对整部电影的记忆，唤起电影中所有激情、愤恨、焦虑、紧张、戏剧情节、爱情和幽默。剧照对我们的身心有如此强烈的作用。
所以，你可以用解释性的照片来快速浏览部分演示文稿——我们能够快速理解这些形象。对其他部分，可以适当放缓节奏，即使是文字（用用小写的，不要全是大写）也可以瞬间融入到我们的脑中。所以，可以尝试着迅速浏览幻灯片上的一两个字。只要注意到调整节奏的概念并付诸行动，你就会找到调整演示节奏的所有方法。
以我给研习平面设计的师生所作的关于用手工元素进行设计的趋势的部分演示为例。同样，我也是以自身手工创意的经历为蓝本，来讲解你感兴趣的东西在平面设计项目中可以引发新颖的观点。有关这些讲述的前6张幻灯片大约只需讲解15秒，之后我们就转入到后两张幻灯片，来讨论将以前书中的图片和文本合并成平面设计项目的方法（模板源自Keynote）。
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几年前，我加入了美国迷你书协会，并开始收集微型书。
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特别的微型莎翁著述。
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特别的已很破旧的微型莎翁著述
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因为当时我也在自学书籍装帧的技术，也曾将65封信装帖成册。
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我20出头的时候曾在欧洲游历，我将这些阅历写入书中给孩子们看。
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这一过程引发了破损老书的兴趣，我可以以各种方式将其书页应用到平面设计项目中去。
6.7 以自然的方式来结束演示
当演示结束时，请以明确的方式告知观众，而不是因为你停止讲话了，观众才由此尴尬地判断出演示结束了。每个故事都是有始有终的，演讲也不例外。作为观众，我们需要一个这样的过程，它会给我们以提示。看戏剧或者表演时，我相信大家都有这样的感觉，所有灯都关掉了，你不确定这是整场表演的结束还是场景的转换，也就不知道是不是应该鼓掌了。我们需要诸如“……从此以后，他们幸福地生活在一起”这样的结束提示语。
当演讲快要结束的时候，你可能会说诸如此类的话：“我还有一点要讲；在结束演讲之前，让我来讲解一下这一点；最后一个重点是要理解……”这会使我们在接下来的时间里有所安排，观众会将所有情节紧密联系在一起，准备好要问的问题，合上笔记本，发送最后一条tweet（推特网上的信息）。
这是给高中学生讲解如何利用报纸的PPT的最后一张幻灯片。你能一眼看出这是演讲的结束部分吗？不一定吧。对于后面是否还有另外一个话题，这张幻灯片一点儿暗示都没有给出。
即使老师说：“这是最后一项任务了。”我们仍然希望有一张写着“谢谢观赏，再见”的幻灯片来结束本次演讲。
如果有一张幻灯片上写有“谢谢观赏”的字样，毫无疑问，观众也能一眼就看出演讲结束了，大家会不约而同地鼓掌。幻灯片上也可以写“大家有什么问题吗？”或者“现在，请鼓掌。”或者“谢天谢地，终于完了。”或其他任何适合且相关的词语。由于这是最后一张幻灯片了，而在整个演示过程中你也没使用多少动画效果（动画效果与主题完全相关的地方除外），在这里则可以随意使用那些花哨的转换了（如下面所示）。这样也许还能吵醒睡着的观众呢。
整个演讲过程中，写有“谢谢观赏”和“再见”的幻灯片是应用令人作呕的切换效果的最佳场合。
6.8 给观众留下提问的时间
因为你经常去听演讲，所以你知道，作为观众，他们总是很感激能在演讲结束时有提问的机会（不管他们是否提问题）。有一次，我参加了一个为期两天的由一位传媒大师主讲的研讨会，这位大师不仅讨厌任何形式的视觉展示，所以他讲的90%的内容我都没有记住（聆听到的当然记不住多少）。而且他还拒绝回答观众的提问。他的这些行为让人觉得是在隐藏些什么，不想处于某种尴尬的境地，也有点儿像在商品交易会上展示某软件但却把所有问题都推给理解其谈话内容的人。
所以请勇敢地站起来，诚恳地请求提问。如果你不能圆满地答复关于所讲主题的问题，那根本就不应该来作这场演讲。也许有些人会发送tweet或其他在线问题给你，对于害羞不敢在众目睽睽下提问的人来说，这是个绝佳的途径。很明显，对于有些演讲来说，提问并不是其中的一个环节，但如果观众希望有这样一个环节，请随机应变，为观众提供这样一个机会。而如果你说“请提问”之后6秒钟内没有人问问题，即可感谢大家的到来，并准备迎接震耳欲聋的掌声。
我所参加过的最差劲的演讲（哦，是最差劲的之一）
几年前，我去牛津大学参加一次夏日莎士比亚计划时，出席了一场关于牛津建筑的课外演讲。当时，演讲大厅闷热不堪，漆黑一片，椅子挨着椅子，密密麻麻挤成一片，而且来参加的大多是老年人（这里指的就是老年人，而不是大学高年级学生）。
教授用那种老式的幻灯片和用了上百年的carousel来做演示。他坐在观众席倒数后五排的过道上，面朝大屏幕，点击着他的carousel。他和观众间没有任何交流，因为没有人可以看到他，他也看不到观众。所以我们当时的状态就是盯着褪色的幻灯片，听着空洞的声音在黑暗中絮絮叨叨地讲解着极其枯燥的事情。自然，教授也不会知道80%的观众在演讲过程中就已经蹑手蹑脚地溜出了那个闷热的演讲大厅。
第三部分
幻灯片设计
既然PPT已组织就绪、文本内容清晰明了、对于想要使用的相关图形和背景心中有数、知道动画效果应用在哪里最适当、PPT中故事的情节也在你脑中初具条理，你现在是不是已经准备好开始设计自己的幻灯片了呢？
在这一部分中，我将重申第一次在《写给大家看的设计书》中提到过的四项基本设计原则，并讲解如何将其应用到PPT设计中去。
视觉演示设计四原则
《写给大家看的设计书》中提到的四项基本设计原则，对设计PPT起着同样重要的作用。如此简单的4个概念可以起到惊人的效果，能轻而易举地使你的PPT设计达到专业水平。接下来我会详细讲解每一项原则，然后大家可以将其具体应用到设计当中。
对比
如果两项不是一模一样，那就让它们彻底不同。对比之所以会吸引大家的注意，是因为它创制了兴趣点，通常这个兴趣点就是整个演讲的焦点所在。对比是戏剧中常常运用的手段，也是合理安排幻灯片上内容的一个工具。
重复
在整个演示中重复一些设计方面的要素。重复使用一些元素会使你的幻灯片文档看起来风格更加统一。但不是说所有的内容都要看起来一模一样，只是你的图形要素要贯穿，把所有内容维系在一起。
对齐
幻灯片中的所有内容都不应该随意排列。每张幻灯片中，至少有一个边要对齐。
关联
把所有相关项目整合在一起，物理距离的接近意味着一种关系。内容的一体化会使页面内容更加明晰。
请谨记：设计PPT（决不是说把所有信息随意堆砌在一起，而根本不考虑其视觉效果）的目的并不仅仅是让它看起来更漂亮，而是要实现更清晰表达的目的。这四项基本原则不仅是提升PPT的美观度，还要进一步使展示的信息更加连贯、简洁、直接。
如果演示文稿设计得让人在视觉上产生愉悦感，观众就会更愿意聚精会神地观看幻灯片，而不是枯燥的文字信息。
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