谈Excel2000数据透视表的应用

也许你已经知道精确的数据管理有助于工作效率的提高，于是每天辛苦地把一组组枯燥的数字输入自己的电脑，结果换来的却是一堆堆令人头痛的流水帐。的确，有了计算机和数据库，对于一般的分类求和只是举手之劳，然而人们却又提出了快速汇总大量数据和建立交叉列表设计的交互式表格的要求，这对普通的数据库管理系统确有点强人所难，起码程序的编写绝不是一蹴而就的事。


　　面对这种缓不济急的情况，你有没有想到求助于Excel2000的数据透视表呢？Excel2000的数据透视表可以将数据的排序、筛选和分类汇总三个过程结合在一起，它可以转换行和列以查看源数据的不同汇总结果，可以显示不同页面以筛选数据，还可以根据需要显示所选区域中的明细数据，非常便于用户在一个清单中重新组织和统计数据。


　　使用它，只要简单的几步操作，流水帐立即排队站好，再给它几个简单的设定，杂乱的数据立刻按照你的要求分门别类地统计分析，真可谓“汇总交互两相宜，数据透视有专攻”。下面我们就通过一个实例来体会一下它的妙处吧。


　　在创建数据透视表之前必须要有一个数据源，它可以是已有的数据清单、表格中的数据或外部数据源，当然也可以从其他透视表中直接导入数据。创建数据透视表的方法是利用“数据透视表和数据透视图向导”对数据源进行交叉制表和汇总，然后重新布置并立刻计算出结果。现以无规则“流水帐”式数据清单为例，建立一个按商品类别和月份统计的各地区销售额列表。单击“数据”菜单中的“数据透视表和数据透视图向导”开始操作，总共有4个步骤：


　　第一步：选定数据源和报表类型。这里我们在“请选择待分析数据的数据源类型”中选“Microsoft Excel数据清单或数据库”；在“所需创建的报表类型”中选“数据透视表”，然后单击下一步。


　　第二步：选定创建数据透视表的数据源区域。可以直接在对话框中键入选定的区域，如$A$2:$G$18；也可单击“压缩对话框”按钮后在数据源中用鼠标框选单元格。选定完成后单击下一步。
　　第三步：选择数据透视表显示位置。共有两种选择：如果选择“现有工作表”，则数据透视表与源数据在同一工作表中；如果想让透视表独立于数据源，就选择缺省的“新建工作表”。最后单击“完成”按钮退出向导。


　　第四步：设置数据透视表的布局。这时我们会发现导用数据源的7个列条目被向导模板制成了7个按钮，设置数据透视表的布局只要用鼠标将按钮拖至“行”、“列”、“数据”或“页”字段区域即可。其中拖入到“页”字段中的按钮相当于选择了“自动筛选”命令，可以控制显示每一项；拖入到“行”字段中的按钮变成了行标题；拖入到“列”字段中的按钮变成了列标题；拖入到“数据”字段中的按钮相当于选择了“分类汇总”命令。


　　本例中我们把月份设为页字段，在透视表生成后页字段会变为下拉列表的形式，而且自动在下拉的数据项前加上“全部”一项；把数量和类别设为行字段，把地区设为列字段，用鼠标把各按钮拖入到相应位置后得到结果，这时原来的“数量”按钮的名称被改为“求和项：数量”，双击按钮可出现一个对话框，你可从中选择使用的汇总方式，如：求和、乘积、标准偏差等；如果再把销售额做为数据项拖入到数据区可以得到结果。


　　通过本例可以看出数据透视表含有多个字段，每个字段汇总了源数据中的多行信息。我们可以灵活变换查看角度，方法是单击字段旁的下拉箭头在显示的可用项列表中进行选择，也可以将字段按钮拖动到数据透视表的另一位置。例如，本例中“月份”是一个能用于按月份自动筛选汇总数据的页字段，如果选择页字段列表的不同项，那么数据透视表会自动生成与该项相关的汇总数据；如果需要显示每个月的汇总数据我们可以把页字段“月份”拖入到列字段位置，这时的表格就有两个行字段、两个列字段，生成详尽的汇总情况。另外行字段和列字段也可以相互交换位置，以产生不同结构而汇总结果相同的表格；同样行字段、列字段也可与页字段相互交换位置，以产生不同的统计结果。总之运用之妙，存于一心，一切视你的需要而定。


　　Excel2000除了有功能强大数据透视表功能外，还新增了数据透视图功能，它是一种交互式的图表，功能与数据透视表类似，只不过以图形化的形式来表现罢了。数据透视图会在同一工作薄中包含一个相关联的数据透视表和该数据透视表中的所有源数据，并会随数据透视表的变动自动更新相应数据。

　　看完这些，今后你就再也不用担心老板和客户苛刻的数据汇总要求了，打开电脑，让Excel2000的数据透视表说话吧！