本文选自中国审计出版社出版的《审计人员巧用Excel》，本站被授权转载
在对南京A工厂进行经济效益时，我处审计人员运用Excel方便的表格设计、快捷的汇总计算、直观美观的图表功能，取得了意想不到的审计效果。下面谈谈我们的具体做法。
图1-0
二、根据审计模型，采集数据，填制审计基础表格。
方便快捷的计算机运算是以原始数据为前提的，这就要求审计人员对各项原始数据来源的真实性进行严格把关，准确输入。如在供应环节，可以根据历史资料确定各种材料的合理储备量，计划单价是根据历史数据、参照近年市场实际单价计算的平均数确定的。将所有材料的采购价格、储备量等基础数据输入计算机，并逐一进行定量的对比分析，便可发现哪些材料需进一步控制采购量，哪些材料需进一步控制采购价格。这样做对于产品附加值低的企业经济效益的提高，有着十分重要的意义。在生产环节，企业的原设计生产能力、实际生产能力、以及历史最好水平，可以通过可行性论证报告及历史资料获得。通过对企业设计能力和近两年实际生产能力进行对比，可以分析企业是否有效、合理地利用设备资源。
审计小组还深入各有关车间、仓库、科室，筛选出最真实可靠的数据。在供应科采集了各种材料1996、1997年的合理储备量、实际储备量、计划单价、实际单价；在生产科和设备科采集了现有设备总数，1996、1997年实际使用设备数，设备的原设计能力，1996、1997年实际生产能力，设备使用台套，设备作业总工时等；在生产科、财务科、各车间筛选采集了各种产品1996、1997年的生产量，消耗的各种材料、工资、动力等的定额单价、实际单价、定额成本、实际成本；在销售科和财务科采集了1996、1997年各产品的销售量、收入、税金、工厂成本、毛利、销售费用等；在仓库和财务科采集了1997年末各产成品余额。
三、利用图表功能，图文并茂、直观形象地展示审计结果，为审计分析提供了良好的视觉效果。
有了前两步扎实的基础工作，运用Excel方便快捷的计算功能，便可迅速得到计算结果。为了不让人看得眼花缭乱，审计人员还利用Excel特有的图表功能，将工作表用彩色的曲线、图形形象地勾勒出来。通过实践，我们发现折线图可以直观地反映出各种材料实际储备量与合理储备量的差异、实际储备金额与合理储备金额的差异；柱形图可以一目了然地看出原设计生产能力和实际生产能力的差异。我们将该厂18 种材料工作表，先按月份分别计算出1996、1997年实际储备量与合理储备量的差异、实际储备金额与合理储备金额的差异，再计算出两个年度实际储备量、实际储备金额的差异，最后用不同的颜色不同类型的折线图说明各种不同数据。每一种材料用储备数量和储备金额两幅图表加以说明，每一幅图中有1996、1997年合理储备、实际储备四组数据的图形表达，形象地反映出材料储备的变化情况、发展趋势。还可以对两年的储备情况做动态比较，找出超储积压材料和价格涨幅大的材料，提醒企业加强市场预测，根据市场行情及时调整采购计划。
图表的制作方法分3个步骤：对汇总数据进行处理、使用绘图工具制图和对图表的美化。
（一）对汇总数据进行必要的处理。
为方便操作，使制成的图表直观、美观，在制图前应尽量将图表要反映的数据集中在一起。
（二）制图。
1．选择工具栏中的“图表向导”工具，引出“图表向导——图表类型”，选择图表类型。本例举的是材料储备时段性对比分析，采用折线图，单击“下一步”，引出“图表向导——图表数据源”（见图1-1）。
图1-1
2．选择数据。根据汇总表的结构，在“系列产生在”选项中确定“行”或“列”选定需进行对比的有关数据区域，如果是多组不相邻的数据区域，可采用复选的办法，方法是选定第一个数据区域后，按Ctrl不放，再选定下一个数据区域。确定无误后，再选择“系列”标签，引出系列对话框（图1-2）。
图1-2
3．编辑系列（图例）。在“系列”对话框中选定有关系列，再展开“名称”选项框，将与“数值”选项框相对应的图例名称引入“名称”选项框。如展开“系列1”，出现小选项框，选定汇总表中的“1996年合理储备”单元格，回车或按折叠按钮返回，依此类推，直到将所有图列命名完毕后，按“下一步”继续操作“图表选项”（见图1-3）。
图1-3
4．编辑图表选项。在“标题”对话框中的“图表标题”、“分类（X）轴”、“数值（Y）轴”中输入有关信息。根据图表的需要，还可以选择“坐标轴”、“网格线”、“图例”、“数据标志”和“数据表”标签，对其中内容进行定义。确认无误后，按“下一步”继续对图表存放位置“进行编辑（见图1-4）。
图1-4
5．将图表存放在指定位置。有两种方式备选，一是存入一个新工作表，缺省工作表名为“图表1“根据需要可以修改；二是嵌入本工作表，这种方式是将汇总表与图表放在一起。本例将图表存入新工作表，表名缺省。确认无误后，按”完成“，结束对图表的编辑工作（见图1-5）。
图1-5
（三）对图表进行美化。
进行上述操作后，图表的基本框架就已经搭好。为达到直观、美观的目的，还可以根据需要对图表进行必要的修饰。只要将鼠标指向需美化的区域双击，即可以对该图表中的“图表标题“、”绘图区“、”数值轴标题“、”分类轴标题“、”数值轴 “、”分类轴“、”图例“等有关信息进行调整处理。本例处理的效果图（图1-6）如下：
图1-6
（四）图表类型可根据事项的特点选择恰当的图形，如：对比数据为时点性的绝对值对比，可采用柱型图。本次审计根据不同事项分别选择了有关图表类型，如对设备设计能力、实际生产量进行对比分析时，就采用了柱形图（见图2-1）。
图2-1
四、根据直观形象的审计图表，对产、供、销三个环节影响效益的因素进行深层次的揭露和剖析。
通过材料储备实际与合理对比分析表、定额成本与实际成本对比分析表、产品销售利润明细表，分析出材料采购价格上升是影响企业1997年经济效益的主要原因。它导致生产成本、销售成本上升，使毛利减少153.98万。市场工作不到位，促销手段不力造成销售量、生产量下降，生产能力不能充分发挥，是影响企业1997年经济效益的重要原因。它导致企业毛利减少109.45万。通过销售费用对比分析表，得出费用开支过大，尤其是促销费、广告费逐年呈刚性增长，与收入增长不同步，是影响企业1997年经济效益的又一重要原因。审计结果得到主管部门和企业的一致好评。
